„Proszę niczego nie przygotowywać”. Jak wybrać program do zarządzania kancelarią?

„Dzień dobry, w czwartek o jedenastej pokażemy Państwu nasz program. Proszę niczego nie przygotowywać, mamy gotowe środowisko z przykładowymi danymi”.

Ten mail wymyśliliśmy, ale nie ma w nim nic podejrzanego. Ktoś chce Ci oszczędzić pracy. W czwartek każda sprawa będzie miała numer, każdy klient komplet danych, a każdy termin kogoś, kto go pilnuje. Nikt tu nie kłamie. Osoba prowadząca pokaz idzie trasą, którą zna, a na tej trasie nic się nie psuje.

Jeśli scenariusz prezentacji pisze dostawca, zobaczysz jego najlepszy dzień. Dlatego radzimy przed pokazem wysłać własny scenariusz, choćby na jedną kartkę. Przez następne lata będziesz pracować w zwykłe wtorki, więc to je warto obejrzeć przed podpisaniem umowy.

Pierwsza kartka: co ma być prawdą

Porównywanie list funkcji niewiele tu rozstrzygnie. „Terminy: tak” nie mówi, kto dostanie przypomnienie, gdy prowadząca sprawę jest na urlopie. Zapisz więc wymagania jako zdania, które po pokazie okażą się prawdziwe albo fałszywe. Pisz je z osobą, która tę pracę wykonuje, a nie tylko z tą, która za nią płaci.

To przykłady, więc przepisz je po swojemu i skreśl, co Was nie dotyczy. Pilnuj prawej kolumny. Wygoda może przegrać z ceną, warunek nie.

W miejsce „[kwota]” wpisz, ile kancelaria może wydać na program przez trzy lata. Dla tej samej liczby osób i tego samego zakresu zsumuj licencje przez 36 miesięcy, konfigurację, przeniesienie danych, szkolenie, dodatkowe moduły, połączenia z innymi programami i wsparcie. Poproś o rozdzielenie opłat jednorazowych od cyklicznych i o zasady zmiany cen. Osobno policz czas zespołu na przygotowanie danych, naukę i sprawdzenie importu. Tego kosztu nie będzie na fakturze, ale też go poniesiecie.

Druga kartka: scenariusz na jednym procesie

Wybierz coś, co powtarza się u Was co tydzień. W naszym przykładzie to druga sprawa od znanego klienta, od przyjęcia zlecenia do faktury, bo dotyka niemal wszystkiego naraz. Sprawa ma być fikcyjna: prawdziwych akt nie pokazuj ani nie wgrywaj na konto próbne, dopóki nie sprawdzisz warunków usługi i zasad ochrony tajemnicy.

Na początek proponujemy dwie lub trzy oferty, które spełniają podstawowe wymagania. Na pokaz przyjdźcie co najmniej w dwie osoby: ta, która decyduje o budżecie, i ta, która ten proces wykonuje na co dzień. Jeśli część pracy prowadzi sekretariat, ktoś stamtąd też powinien patrzeć na ekran.

Scenariusz wyślij kilka dni wcześniej, każdemu dostawcy ten sam. Przećwiczą go? Niech ćwiczą, przynajmniej już Twoją trasę, a Ty dostaniesz odpowiedzi, które da się porównać.

W połowie poproś, żeby sterowanie przejęła osoba, która za miesiąc będzie z programu korzystać, i zmień jeden szczegół na żywo, na przykład wyznacz inną prowadzącą. Przy każdym zdaniu z pierwszej kartki zapisz: działa, działa z obejściem, nie ma albo niepotwierdzone. To ostatnie oznacza, że czegoś nie pokazano albo nie wyjaśniono, i nie spełnia warunku. Jeden krok może sprawdzać kilka zdań, więc każde oceń osobno. Przy obejściu dopisz, na czym polega, ile kosztuje i kto po stronie dostawcy potwierdzi to na piśmie. Oceniaj wariant programu, który jest w ofercie. Funkcji zapowiedzianej na przyszły kwartał jeszcze nie zaliczaj.

Brak wygody możesz zaakceptować. Niespełniony albo niepotwierdzony warunek zatrzymuje decyzję o zakupie, dopóki dostawca nie pokaże i nie wyceni rozwiązania, które go spełnia. Kilka wygód tego nie zrównoważy.

Przykład: program przechodzi wszystkie kroki poza drugim, bo mail bez numeru sprawy zostaje tylko w skrzynce. Dostawca proponuje dodatkowe połączenie z pocztą. Przed decyzją o zakupie poproś o pokazanie, gdzie taka wiadomość czeka na przypisanie i skąd odpowiedzialna osoba dowie się, że ma się nią zająć, a koszt połączenia dopisz do rachunku na trzy lata. Usłyszane w czwartek „tego nie ma” kosztuje kwadrans rozmowy. To samo zdanie po przeniesieniu danych kosztuje znacznie więcej.

Trzecia kartka: jak tu wejść i jak stąd wyjść

Zacznij od wejścia. Ustal, co trafi do nowego programu: klienci i sprawy, dokumenty, terminy, notatki, rozliczenia, historia zmian. Niech oferta mówi, kto przygotuje dane, kto je zaimportuje, ile to kosztuje i czego nie da się przenieść. Przed przeniesieniem całości poproś o import niewielkiej, uzgodnionej części danych. Po stronie kancelarii wyznacz osobę, która zna te sprawy i sprawdzi, czy dokumenty trafiły tam, gdzie trzeba, a terminy się zgadzają. Ustalcie też, kto poprawia błędy.

Potem warunki rozstania. Prawnika nie trzeba przekonywać, że najlepiej ustalać je wtedy, gdy wszyscy są jeszcze w dobrych humorach. Wytyczne CCBE o chmurze zalecają sprawdzić przed wyborem usługi, jak odzyskać i przenieść dane, i to w czytelnym formacie, choćby na potrzeby podatkowe. Gdy program działa na serwerze kancelarii, pytanie brzmi podobnie: czy odczytacie dane bez tego programu i bez pomocy dostawcy. Poniższe pytania wyślij razem ze scenariuszem i poproś o odpowiedź na piśmie.

1. Jakie dane odzyskamy? Prosimy o listę: klienci, sprawy, dokumenty, notatki, terminy, zapisy czasu, faktury, historia zmian. Czego nie dostaniemy i dlaczego?
2. W jakim formacie? Czy dokumenty wrócą jako oryginalne pliki i czy będzie wiadomo, do której sprawy należą?
3. Czy kancelaria wykona pełny eksport bez Waszej pomocy? Jeśli wymaga zlecenia, ile potrwa i ile kosztuje?
4. Jaki jest okres wypowiedzenia? Jakie opłaty lub kary mogą powstać przy wcześniejszym zakończeniu umowy i jak się je liczy?
5. Jak długo po wypowiedzeniu program działa, a jak długo możemy pobierać dane?
6. Kiedy i jak usuniecie dane, także z kopii zapasowych, i czym to potwierdzicie? Jeśli część musi zostać, na jakiej podstawie i jak długo?
7. Które postanowienia umowy regulują zmianę dostawcy i odzyskanie danych? Czy powołujecie się na wyłączenia z Aktu w sprawie danych, a jeśli tak, na które?
8. Czy przed podpisaniem umowy dostaniemy przykładowy eksport fikcyjnej sprawy z opisem zawartości?

Odpowiedzi powinny trafić do umowy, nie tylko do maila. Akt w sprawie danych, unijne rozporządzenie stosowane od 12 września 2025 r., wymienia wśród usług przetwarzania danych także oprogramowanie jako usługę (motyw 81), czyli program działający u dostawcy i używany przez internet. Dla usług objętych jego przepisami o zmianie dostawcy art. 25 wymaga umowy na piśmie, udostępnionej przed podpisaniem. Umowa ma określać kategorie danych do przeniesienia, okres wypowiedzenia rozpoczynający zmianę dostawcy nie dłuższy niż dwa miesiące i co najmniej 30 dni na pobranie danych po okresie przejściowym. Od 12 stycznia 2027 r. art. 29 zakazuje opłat za samą zmianę dostawcy. Usługi tworzone na zamówienie mogą być z tego zakazu wyłączone, ale obowiązki z art. 25 ich dotyczą. Kara za wcześniejsze rozwiązanie umowy nie jest opłatą za zmianę dostawcy, a plik w powszechnym formacie nie oznacza, że nowy program go przyjmie.

Przy szóstym pytaniu punktem wyjścia jest art. 28 ust. 3 lit. g RODO, jeśli dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu kancelarii. O bezpieczeństwo nie musisz pytać z głowy: lista kontrolna dostawcy IT z Dobrych praktyk NRA (załącznik 3) powstała dla adwokatów, ale pytania o miejsce przechowywania danych, kopie czy trenowanie modeli AI przydadzą się każdej kancelarii. Małe kancelarie mogą skorzystać z wersji uproszczonej.

Czego to nie załatwi

Po pokazie wybierz program do dłuższej próby i zapisz, jakie wątpliwości ma ona rozstrzygnąć. Osoba, która będzie z niego korzystać, powinna przejść tę samą fikcyjną sprawę bez pomocy sprzedawcy, w wariancie z oferty. Wróćcie do obejść i miejsc, w których potrzebna była podpowiedź. Moduł AI, jeśli jest w ofercie, wymaga osobnej próby jakości odpowiedzi na przygotowanych przykładach, a o tym, kto odpowiada za jego zmiany, piszemy przy wyborze gotowego AI. Nawet dobra próba nie sprawdzi importu Waszych prawdziwych danych ani tego, czy zespół przekona się do nowego sposobu pracy.

A jeśli żaden program nie przejdzie? Zanim zdecydujesz się zbudować własny, sprawdź, czy nie wystarczy połączenie obecnych narzędzi albo zmiana sposobu pracy. Sami tworzymy takie aplikacje, więc weź na to poprawkę.

Na mail z zaproszeniem możesz odpisać jednym zdaniem: „Dziękuję, jednak coś przygotowaliśmy, scenariusz w załączniku”. Czwartek o jedenastej może zostać. Program będzie ten sam, ale dzień już Twój.