Chmura i poczta dla kancelarii

Właściwe dokumenty. Właściwe osoby. Jedno uporządkowane środowisko pracy.

Pliki spraw są w prywatnych folderach, linki krążą w mailach, a dostęp zależy od tego, kto kiedy coś udostępnił. Porządkujemy Microsoft 365 lub Google Workspace wokół zespołów i spraw, razem z pocztą, kontami i zasadami współpracy.

Omówmy pocztę i chmurę Poznaj zakres

Pierwsza rozmowa bez zobowiązań. Zakres i koszt ustalamy przed rozpoczęciem prac.

Twoja kancelaria

Gdy narzędzia działają, ale trudno nad nimi zapanować

Pliki są na kontach poszczególnych osób

Potrzebujesz uporządkować przestrzenie zespołu i zasady udostępniania klientom.

Zmieniasz dostawcę poczty

Chcesz zaplanować przeniesienie skrzynek, konfigurację domeny i uruchomienie kont użytkowników.

Uprawnienia narastały przez lata

Nie ma jasnej listy właścicieli zasobów, kont administracyjnych i dostępów osób spoza zespołu.

Podstawa rozwiązania

Dokument ma swoje miejsce i określony dostęp.

Porządek w chmurze zaczyna się od organizacji pracy. Projektujemy strukturę, którą zespół rozumie i potrafi utrzymać po wdrożeniu.

Sprawy i materiały wspólne

Oddzielamy dokumenty konkretnego klienta od wzorów i zasobów całej kancelarii.

Zespół i współpracownicy

Ustalamy właścicieli przestrzeni, dostęp gości oraz sposób nadawania i odbierania uprawnień.

Cykl życia informacji

Określamy zasady zamykania spraw, archiwizacji i przeglądu dostępów. Konfigurację dobieramy do dostępnych funkcji i licencji.

Zakres usługi

Zakres konfiguracji i migracji

Przed migracją ustalamy, co przenieść, co zarchiwizować i kto ma mieć dostęp. Sprawdzamy próbkę danych oraz scenariusz powrotu, zanim uzgodnimy przełączenie całego zespołu.

Poczta i domena

Konfiguracja skrzynek, aliasów oraz ustawień domeny. Sprawdzamy mechanizmy potwierdzania nadawcy i typowe problemy z dostarczaniem wiadomości.

Pliki i współpraca

Struktura przestrzeni zespołowych, właściciele zasobów i reguły udostępniania. Oddzielamy materiały wspólne od dostępu do konkretnych spraw.

Tożsamość i konta

Role administracyjne, dodatkowe zabezpieczenie logowania oraz zasady tworzenia i zamykania kont. Funkcje zależą od wybranego planu licencyjnego.

Migracja i kopie danych

Plan przeniesienia skrzynek lub plików, próbna migracja i kontrola zakresu. Dodatkowe kopie dobieramy do sposobu odtwarzania, który kancelaria chce zapewnić.

Jak pracujemy

Od pierwszej rozmowy do uzgodnionego rezultatu.

Rozpoznajemy środowisko
Sprawdzamy liczbę kont, dostawców, licencje i zakres danych.
Uzgadniamy konfigurację
Planujemy role, strukturę plików, zasady dostępu oraz kolejność zmian.
Wdrażamy i migrujemy
Pracujemy zdalnie, wykonujemy uzgodnione próby i informujemy o momentach wymagających udziału zespołu.
Sprawdzamy i przekazujemy
Potwierdzamy działanie, przekazujemy ustalenia administracyjne i proponujemy zakres dalszej opieki.

Uzgodniony plan konfiguracji lub migracji
Lista kont, ról i właścicieli zasobów objętych pracami
Sprawdzenie ustalonych funkcji i danych po zmianie
Instrukcja podstawowej obsługi i dalszych zmian administracyjnych

Jak sprawdzamy działanie

Weryfikujemy wysyłanie i odbieranie poczty, dostęp do plików według ról oraz ustalone scenariusze udostępniania i odzyskiwania. Ograniczenia migracji zapisujemy przed przełączeniem produkcji.

Nie obiecujemy migracji bez jakiejkolwiek przerwy ani przeniesienia danych, których obecny dostawca nie udostępnia. Zakres, moment przełączenia i postępowanie w razie problemu uzgadniamy przed pracami.

Budżet i rozliczenia

Wycena konfiguracji i migracji

Koszt zależy od liczby kont, ilości danych, źródła migracji i wymaganych ustawień. Mała zmiana w istniejącym środowisku może mieścić się w opiece IT, natomiast nowa migracja jest osobnym projektem.

Specyfika kancelarii

Poufność uwzględniamy w sposobie pracy.

Ustalamy dostęp administratorów, użytkowników i gości. Oceniamy warunki dostawcy oraz dostępne ustawienia w konkretnym planie. Zasady dotyczące danych i poufności powinny odpowiadać faktycznej konfiguracji środowiska.

FAQ

Pytania przed rozpoczęciem współpracy

Microsoft 365 czy Google Workspace?

Wybór zależy od używanych programów, dokumentów, wymagań dostępu i planu licencyjnego. Możemy porównać warianty dla konkretnego zespołu zamiast narzucać zmianę dostawcy.

Czy możecie uporządkować obecne środowisko?

Tak. Nie każda współpraca wymaga migracji. Możemy ograniczyć zakres do dostępów, kont administracyjnych, udostępniania lub wybranych ustawień.

Czy przeniesiecie wszystkie wiadomości?

Zakres potwierdzamy po sprawdzeniu źródła i możliwości eksportu. Uzgadniamy także kalendarze, kontakty, archiwa i elementy, których migracja może nie obejmować.

Czy potrzebujemy osobnych kopii zapasowych?

Najpierw ustalamy, jakie dane i z jakiego okresu trzeba móc odtworzyć. Porównujemy te potrzeby z funkcjami dostawcy i dopiero wtedy dobieramy dodatkowe rozwiązanie.

Kto będzie zarządzał środowiskiem po wdrożeniu?

Może to być wyznaczona osoba z kancelarii, obecny informatyk lub LegalByte w uzgodnionym zakresie. Dostępy i odpowiedzialność określamy przy przekazaniu.

Kontakt

Zacznij od rozmowy

Podaj obecnego dostawcę poczty, liczbę kont i cel: migracja, porządkowanie dostępów czy bieżąca obsługa.

Godziny pracy

Poniedziałek – Piątek, 9:00 – 18:00 (CET)

Współpraca w całej Polsce

Współpracujemy z kancelariami w całej Polsce. Bieżącą pomoc IT świadczymy zdalnie.

Skontaktuj się z nami

Nie musisz mieć gotowej specyfikacji. Opisz, z czym potrzebujesz pomocy.