Integracje systemowe dla kancelarii

Połącz programy kancelarii i ogranicz przepisywanie danych.

Łączymy program kancelaryjny z pocztą, dokumentami i rozliczeniami. Dane wprowadzone w jednym miejscu trafiają do właściwych rekordów w kolejnych narzędziach. Zespół ogranicza przepisywanie informacji i ręczne aktualizowanie statusów.

Omówmy połączenie systemów Poznaj zakres

Pierwsza rozmowa bez zobowiązań. Zakres i koszt ustalamy przed rozpoczęciem prac.

Twoja kancelaria

Masz potrzebne programy, ale zespół ręcznie przenosi informacje.

Te same dane wpisywane kilka razy

Nowego klienta trzeba założyć w programie kancelaryjnym, księgowości i narzędziu do dokumentów. Każda zmiana wymaga aktualizacji w kilku miejscach.

Ręczne czynności po każdym etapie

Po podpisaniu dokumentu ktoś pobiera plik, zapisuje go w sprawie i zmienia status. Powtarzalne czynności opóźniają przekazanie zadania kolejnej osobie.

Różne wersje tej samej informacji

W jednym programie sprawa jest zamknięta, w innym nadal aktywna. Potrzebujesz ustalić, która informacja jest aktualna i jak ma trafić do pozostałych narzędzi.

Zakres usługi

Które narzędzia możemy ze sobą połączyć?

Każde połączenie ma określony cel, zakres danych i kierunek wymiany. Możliwości potwierdzamy dla konkretnych programów oraz posiadanych licencji.

Program kancelaryjny i rozliczenia

Przekazywanie danych klienta, informacji o sprawie, czasie pracy lub statusie faktury. Ustalamy, który program jest źródłem poszczególnych danych i jak rozpoznawać te same rekordy.

Poczta, dokumenty i zadania

Zapisywanie załączników przy właściwej sprawie, tworzenie zadań po określonym zdarzeniu i powiadamianie zespołu. Uzgadniamy reguły przypisania oraz sytuacje wymagające decyzji użytkownika.

Podpis elektroniczny i obieg dokumentów

Przekazywanie zatwierdzonego pliku do podpisu, odbieranie statusu i zapisywanie podpisanego dokumentu w sprawie. Zakres zależy od interfejsu udostępnianego przez dostawcę.

Rejestry i usługi zewnętrzne

Sprawdzamy możliwość pobierania danych rejestrowych lub wymiany informacji z usługami publicznymi. Ustalamy dostępny zakres, wymagane uprawnienia i warunki użycia przed rozpoczęciem prac.

Jak pracujemy

Od sprawdzenia możliwości do działającego połączenia.

Sprawdzamy systemy i proces
Poznajemy nazwy programów, wersje i plany licencyjne. Sprawdzamy dostępne interfejsy oraz ustalamy, jakie ręczne czynności ma przejąć integracja.
Budujemy i testujemy przepływ
Uzgadniamy zakres danych, częstotliwość i reguły aktualizacji. W środowisku testowym sprawdzamy zarówno poprawny obieg, jak i błędy oraz powtórzone operacje.
Uruchamiamy i ustalamy nadzór
Włączamy uzgodniony przepływ danych. Przekazujemy dokumentację, ustalamy odbiorców powiadomień i odpowiedzialność za problemy oraz zmiany po stronie dostawców.

Co przekazujemy wraz z integracją

Mapa danych, kierunków wymiany i zasad aktualizacji
Działające połączenie z obsługą uzgodnionych błędów i wyjątków
Wyniki testów oraz dokumentacja monitorowania i obsługi połączenia

Jak sprawdzamy działanie

Sprawdzamy przekazanie danych od początku do końca, przypisanie do właściwej sprawy i zachowanie przy ponownym wykonaniu operacji. Testujemy przerwy w dostępności, rozbieżne dane oraz informowanie o błędach. Weryfikujemy, czy ponowienie nie tworzy niezamierzonych duplikatów.

Zakres tej usługi obejmuje współpracę używanych programów. Jeśli brakuje potrzebnego interfejsu, sprawdzamy import, eksport lub rozwiązanie wspierane przez dostawcę. Ograniczenia przedstawiamy przed budową.

Budżet i rozliczenia

Wycenę poprzedza sprawdzenie możliwości połączenia.

Koszt zależy od danych i reguł wymiany. Jednorazowy import ma inny zakres niż stała synchronizacja w dwóch kierunkach. W ofercie opisujemy połączenia, sytuacje wyjątkowe i testy, które obejmuje wdrożenie.

Specyfika kancelarii

Dane trafiają do właściwego systemu i właściwej sprawy.

Ustalamy, które dane są potrzebne do danego procesu i jakie uprawnienia otrzyma połączenie. Projekt obejmuje przechowywanie danych dostępowych oraz zakres informacji zapisywanych w historii operacji. Dostęp do błędnych rekordów i możliwość ponowienia czynności otrzymują wyznaczone osoby.

Utrzymanie i rozwój

Połączenie wymaga nadzoru także po uruchomieniu.

Dostawcy zmieniają swoje programy, a kancelaria zmienia sposób pracy. Ustalamy, kto obserwuje działanie integracji i reaguje, gdy dane przestają przepływać zgodnie z planem.

Monitoring i powiadomienia o nieudanych operacjach w uzgodnionym zakresie
Zasady reagowania na zmiany interfejsów i uprawnień
Wycena nowych przepływów oraz zmian poza zakresem utrzymania

FAQ

Pytania przed rozpoczęciem współpracy

Czym integracja różni się od budowy aplikacji?

Integracja przekazuje dane lub uruchamia czynności między istniejącymi programami. Własna aplikacja dodaje nowe funkcje i widoki dla użytkowników. Jeśli potrzebujesz takiego narzędzia, jego projekt obejmuje osobna oferta tworzenia oprogramowania.

Czy zintegrujecie dowolny program?

Najpierw sprawdzamy możliwości dostawcy, posiadaną licencję i uprawnienia. API, czyli interfejs do wymiany danych między programami, może obejmować tylko część funkcji. Potwierdzamy dostępność tych, które są potrzebne do konkretnego procesu.

Czy musimy wymieniać obecne narzędzia?

Celem jest połączenie narzędzi, których już używacie. Jeśli ich ograniczenia uniemożliwiają oczekiwany przepływ, przedstawiamy dostępne warianty przed rozpoczęciem prac.

Czy synchronizacja może działać w obie strony?

Tak, jeśli oba systemy na to pozwalają. Ustalamy, co dzieje się przy jednoczesnej edycji, usunięciu rekordu lub rozbieżnych statusach. Część konfliktów może wymagać decyzji użytkownika.

Co się stanie, gdy jeden system przestanie działać?

Projektujemy ponawianie, powiadomienia i obsługę operacji wymagających sprawdzenia. Zachowanie zależy od procesu: wysłanie dokumentu do podpisu może wymagać innych reguł niż pobranie aktualnego statusu.

Kto zajmuje się integracją po uruchomieniu?

Ustalamy zakres monitorowania, zgłoszeń i utrzymania. Możemy współpracować z Waszym informatykiem oraz dostawcami programów. Zmiana interfejsu lub licencji przez dostawcę może wymagać dodatkowej pracy, którą wyceniamy przed wykonaniem.

Kontakt

Zacznij od rozmowy

Podaj nazwy używanych programów i opisz jedną czynność, przy której dziś ręcznie przenosicie dane. Jeśli znasz wersje lub plany licencyjne, również je podaj. Na początek wystarczy opis bez haseł i danych klientów.

Godziny pracy

Poniedziałek – Piątek, 9:00 – 18:00 (CET)

Współpraca w całej Polsce

Współpracujemy z kancelariami w całej Polsce. Bieżącą pomoc IT świadczymy zdalnie.

Skontaktuj się z nami

Nie musisz mieć gotowej specyfikacji. Opisz, z czym potrzebujesz pomocy.