Arkusz „NIE RUSZAĆ”. Ile kosztuje własna aplikacja i kiedy ma sens?

Plik nazywa się rejestr_spraw_FINAL_v7_NIE_RUSZAĆ.xlsx. Ma czternaście zakładek. W tej wymyślonej przez nas kancelarii nowa osoba pyta pierwszego dnia: „Co właściwie wpisujemy w K?”. „Co zostało do zrobienia”, odpowiada jedna koleżanka. „Ustalenia z klientem”, mówi druga. „Wszystko, co nie pasuje gdzie indziej”, dodaje trzecia.

Zaglądacie do środka. „Projekt ugody do akceptacji klienta. Nie wysyłać drugiej stronie”. Niżej: „Pełnomocnictwo: mamy tylko skan z maila z 12.10”. Dalej: „Faktura na spółkę matkę, sprawa spółki córki”. A na końcu: „Zapytać M.”. M. nie pracuje tu od dwóch lat.

Wspólnik zerka na ekran i mówi: „Może w końcu zróbmy sobie własny program?”.

Może i ma rację. Trzeba tylko wiedzieć, na co się człowiek pisze. Własny program to nie jednorazowy zakup, tylko nowy obowiązek, który ktoś musi wziąć na siebie. Może się opłacać, jeśli usuwa coś, co naprawdę Was ogranicza.

Zanim zamówisz własną aplikację

Weź jedno zadanie z tego arkusza, na przykład przyjęcie dokumentów do sprawy i potwierdzenie kompletu.

Gotowy program. Pokaż dostawcy całą drogę, razem z poprawieniem błędnego przypisania i odebraniem dostępu pracownikowi. Sprawdź też, czy pobierzesz z niego wszystkie dane i dokumenty.

Połączenie programów. Przyda się, jeśli wszystko już masz, ale komplet dokumentów zaznaczasz w dwóch miejscach. Co warto łączyć, opisujemy osobno.

Mały dodatek. Brakuje jednego formularza albo listy wymaganych załączników? Dodatek powinien korzystać z danych, które już masz, żeby nie powstało kolejne miejsce do poprawiania.

Własna aplikacja. Jest kandydatem, gdy żadna z tych dróg nie daje potrzebnego przebiegu pracy. Na przykład prowadzisz określony rodzaj spraw według własnych etapów albo chcesz udostępnić klientom usługę przez panel, jak w naszym projekcie z ecommerce.legal.

A jeśli zespół różnie rozumie, kto potwierdza komplet albo udostępnia dokumenty, odłóż decyzję i najpierw to uzgodnij. Aplikacja nie rozstrzygnie za kancelarię, kto za co odpowiada.

„Mamy już pokaz. Co zostało do zrobienia?”

Dwa tygodnie później znajomy wspólnika przynosi laptopa. Zrobił z AI formularz, listę spraw i przycisk do dodawania dokumentów. Wszystko działa, więc pada to pytanie.

Z AI można dziś tanio pokazać, jak miałaby działać aplikacja. Na fikcyjnych danych przejdziesz całe zadanie, zobaczysz, czego brakuje, a potem wskażesz wykonawcy konkretny ekran.

Trudniejsza jest decyzja, czy oddać takiej aplikacji codzienną pracę kancelarii. Dlatego poproś o pięć prób, nadal na fikcyjnych danych:

1. „Dodajmy dokument do złej sprawy. Jak go przeniesiemy?”.
2. „Brakuje pełnomocnictwa. Gdzie to zaznaczymy i kto zobaczy brak?”.
3. „Zalogujmy się jako inny klient. Czy bezpośredni link otworzy cudzą sprawę?”.
4. „Usuńmy dokument. Jak odzyskamy go z kopii?”.
5. „Pobierzmy z programu dane i dokumenty tej sprawy”.

Do tego dwa pytania, na które żadna próba nie odpowie: kto spoza zespołu ma dostęp do danych spraw i klientów oraz kto poprawi błąd za trzy miesiące, w środku dnia?

To wszystko można przygotować także ze znajomym. Trzeba tylko ustalić, kto za to odpowiada, i sprawdzić działanie, zanim dopuścisz prawdziwe sprawy.

Efekt prób zobaczysz na własne oczy, bo link albo otwiera cudzą sprawę, albo nie. Tego, jak zabezpieczenia działają od środka, nie musisz oceniać. Może to zrobić ktoś, kto tej aplikacji nie budował: Twój informatyk albo inny wykonawca. Możesz przynieść pokaz także nam i zapytać, co trzeba by sprawdzić. Pierwsza rozmowa jest bez zobowiązań, a ewentualną płatną analizę uzgadniamy z góry.

Skąd się bierze cena? Zajrzyj do K

„Nie wysyłać drugiej stronie” otwiera rozmowę o dostępie. Kto widzi projekt ugody, kto go zatwierdza, kto może go udostępnić? A jeśli klient ma kilka spraw, trzeba to ustalić dla każdej z nich.

„Faktura na spółkę matkę, sprawa spółki córki” to powiązania danych. Klient w sprawie i nabywca na fakturze nie muszą być tym samym podmiotem, a program ma zachować tę różnicę także po poprawieniu danych. Jeśli fakturę wystawiasz w programie księgowym, dochodzi połączenie: czy da się przekazać właściwe dane, co się stanie po błędzie i kto dostosuje połączenie, gdy program księgowy się zmieni?

„Mamy tylko skan” to wyjątek. Czy skan wystarczy, żeby zamknąć ten etap, czy sprawa nadal czeka? Tego nie ustali wykonawca, tylko kancelaria.

Każda taka odpowiedź zmienia zakres prac, a więc cenę. Nie każda notatka zasługuje jednak na funkcję. Jednorazowa prośba może spokojnie zostać w polu „Uwagi”. A przy „zapytać M.” program nie pomoże, dopóki nie ustalicie, o jaką decyzję chodziło.

Ile to kosztuje?

Własnej kwoty bez zakresu nie podamy, ale inni podają swoje. W abonamencie Mecenas.iT Basic kosztuje 89 zł netto za użytkownika miesięcznie, według cennika ważnego od października 2024 r. Syntalith podaje aplikację AI dla zespołu od 12 500 zł netto. aveneo szacuje mały system, z kilkoma procesami, podstawowymi integracjami i jednym lub dwoma typami użytkowników, na 50–200 tys. zł i 3–6 miesięcy, bez wskazania, czy to netto, czy brutto. Roczny koszt utrzymania szacuje na 5–15% wartości projektu, czyli przy 100 tys. zł na 5–15 tys. zł.

To różne zakresy, sprawdzone 31 października 2026 r., więc nie składamy ich w jedne widełki. Do wspólnika idź z rozróżnieniem: abonament za stanowiska, ograniczone wdrożenie albo budowa systemu za dziesiątki czy setki tysięcy.

W LegalByte zakres i koszt ustalamy przed rozpoczęciem prac, a jeśli przed wyceną potrzebna jest płatna analiza, jej zakres, rezultat i cenę uzgadniamy z góry. Serwer, na którym działa aplikacja, licencje i utrzymanie mają w ofercie osobne pozycje. Abonament opieki IT nie obejmuje automatycznie budowy ani utrzymania aplikacji.

Dwie oferty z tą samą ceną budowy mogą oznaczać zupełnie inny wydatek, bo w jednej import danych i szkolenie są w cenie, a w drugiej za nie dopłacasz. Porównuj ten sam zakres i ten sam okres, na przykład 24 miesiące, także przy programie znajomego, nawet jeśli pokaz był za darmo. Dolicz też czas swoich ludzi na decyzje, przygotowanie danych i testy. Nie zobaczysz go na fakturze, ale też go wydasz.

Czy to się opłaci?

Policzmy na założonych liczbach, bo to nie wynik żadnego wdrożenia. Zadanie powtarza się 40 razy w miesiącu, każde zajmuje 12 minut mniej, a godzina pracy kosztuje 100 zł. To 8 godzin miesięcznie, 96 rocznie i czas wart 9600 zł. Przy budowie za 50 000 zł wychodzi ponad pięć lat, jeszcze przed utrzymaniem. Przy 160 powtórzeniach to 38 400 zł rocznie i około 1,3 roku.

Swoje liczby zmierz przed wdrożeniem i po próbie, licząc całe zadanie, razem z kontrolą, poprawkami i nowymi obowiązkami. Bierz koszt pracy, nie stawkę z faktury. Odzyskany czas przynosi pieniądze dopiero wtedy, gdy zespół przeznaczy go na coś konkretnego.

Budowę mogą uzasadnić nie tylko minuty, ale też kontrola nad tym, kto co widzi, historia decyzji albo nowa usługa dla klientów. Najpierw sprawdź jednak, czy nie da Ci tego gotowy program.

Gdy aplikacja ma sprzedawać usługę

Nasz arkusz niczego nie sprzedaje, więc nie ma wyniku do podziału i potrzebuje zwykłego rozliczenia. Przy aplikacji służącej sprzedaży usług można jednak inaczej rozłożyć koszt i obowiązki. W LegalByte wolimy wtedy model partnerski.

Kancelaria wnosi wiedzę o usłudze i potrzebach klientów, a my uzgodnioną część technologiczną. Na początek płacisz mniej za wdrożenie. Potem płacisz miesięczne minimum na utrzymanie, a to, co zostanie po odliczeniu uzgodnionych kosztów, dzielimy między siebie. Większa część początkowego budżetu może więc pójść na uruchomienie i sprzedaż usługi.

Jeśli po rozliczeniu zostaje 10 000 zł, przykładowy podział 50/50 daje po 5000 zł kancelarii i LegalByte. To sam rachunek, nie prognoza sprzedaży, a proporcje ustalamy indywidualnie. Dzielimy wynik wspólnego projektu, nie przychody całej kancelarii. Przed startem ustalamy, które wpływy i koszty wchodzą do rozliczenia, co pokrywa minimum i jak je uwzględniamy oraz jak rozliczamy zewnętrzne narzędzia.

Współpraca obejmuje utrzymanie, bieżące aktualizacje i zmiany w uzgodnionym zakresie. Zasady zamawiania większych zmian ustalamy z góry, a o kolejności prac decydujemy na podstawie działania produktu i uwag użytkowników.

Porównaj to z samodzielnym sfinansowaniem tego samego zakresu, na przykład przez 24 miesiące, i przejdź trzy sytuacje: miesiąc bez sprzedaży, bardzo dobry rok i koniec współpracy. Przy wysokiej sprzedaży udział może kosztować więcej niż samodzielne sfinansowanie budowy.

Pierwsza wersja: jedno zadanie, nie czternaście zakładek

Jeśli zdecydujesz się budować, zacznij od przyjęcia dokumentów i potwierdzenia kompletu. Cały rejestr może poczekać. Przed budową ustalcie, co ma się udać w każdej z tych pięciu prób, bo po tym poznacie, że program działa tak, jak uzgodniliście.

Raporty, generowanie pism i AI mogą poczekać. Formularze i reguły mogą działać bez AI. Logowanie, uprawnienia, kopie i obsługa błędów poczekać nie mogą.

Nie potrzebujesz działu IT ani gotowej specyfikacji. Potrzebujesz jednej osoby, która zna ten proces, podejmuje decyzje i ma na to czas, oraz kilku użytkowników do prób. Ustalcie też przejście: które dane przenosicie z arkusza, kto sprawdzi ich kompletność i od którego dnia ten etap zapisujecie w aplikacji. Stare wpisy zostają do odczytu.

A jeśli wykonawca zniknie?

To pytanie dotyczy każdego: firmy, nas i znajomego wspólnika. W umowie ustal prawa do korzystania z kodu i jego zmieniania, dokumentację, sposób przekazania aplikacji oraz zasady utrzymania, awarii i zakończenia współpracy. Ktoś inny powinien móc uruchomić program, odtworzyć dane i pobrać dokumenty w uzgodnionym formacie. Sam dostęp do kodu nie wystarczy. Potrzebne są też instrukcja uruchomienia, lista tego, co trzeba zainstalować lub wykupić, oraz dostępy do usług, z których korzysta aplikacja.

W kancelarii dochodzi tajemnica zawodowa. Sprawdź, kto ma konta do obsługi i napraw programu, co na nich zobaczy i jak odbierzesz mu dostęp. Ustal, kto robi kopie i kto sprawdza, czy da się z nich odtworzyć dane. Art. 25 RODO wymaga od administratora danych, zwykle właśnie kancelarii, uwzględniania ochrony danych już przy określaniu sposobów przetwarzania, a domyślnie przetwarzania tylko tego, co niezbędne. Ustalcie więc, jak sprawdzicie dostęp do danych przed uruchomieniem.

Co powiedzieć wspólnikowi?

„Sprawdźmy gotowy program na naszym zadaniu. Jeśli nie wystarczy, poprośmy o wycenę małej aplikacji, razem z 24 miesiącami działania i czasem naszego zespołu”.

A jutro otwórz kolumnę K i zaznacz wpisy, które naprawdę powinny sterować programem. Przenieś je do briefu do wyceny, czyli formularza do opisania potrzeb, który pobierzesz bez zostawiania adresu e-mail. Dane klientów zastąp fikcyjnymi. Przy „zapytać M.” dopisz aktualną odpowiedź. Przyda się, nawet jeśli zostaniesz przy arkuszu.

Źródła i dalsza lektura

Materiały sprawdzone 31 października 2026 r. Ceny innych firm nie są cennikiem LegalByte.

• Mecenas.iT: cennik. Cena abonamentu Basic, cennik ważny od 10.10.2024 r.
• Syntalith: aplikacje AI. Cena początkowa aplikacji na zamówienie.
• aveneo: oprogramowanie dedykowane, koszt i sposób zlecenia. Przedział ceny i czasu dla małego systemu oraz szacunek kosztu utrzymania.
• RODO, w szczególności art. 25. Ochrona danych w fazie projektowania i domyślna ochrona danych.