Gotowe AI czy własne wdrożenie? Kto to poprawi za rok?

Załóżmy, że jest listopad 2027, a w Twojej kancelarii aplikant przegląda projekt umowy przygotowany z pomocą AI. Trafia na klauzulę, którą zespół wycofał w maju. „Przecież to już zmienialiśmy”, mówi, otwierając aktualny wzór. Tylko gdzie trzeba było wprowadzić zmianę: w folderze ze wzorami, w zapisanych poleceniach dla asystenta czy w obu miejscach?

Można to wyjaśnić. Pytanie, kto ma się tym zająć i czy ustaliliście to, zanim zaczęliście korzystać z AI. To pytanie wraca przy każdym narzędziu, kupionym i zbudowanym.

Zanim zamówisz własne rozwiązanie, sprawdź, czy zadanie obsłuży gotowy produkt, także ten, za który już płacisz. Budowę rozważ wtedy, gdy potrafisz pokazać, czego w nim brakuje. W LegalByte zarabiamy także na budowie takich rozwiązań. Zaczynamy jednak od sprawdzenia gotowych produktów i tego, co da się w nich ustawić, a zamówienie doradztwa nie zobowiązuje Cię do dalszego wdrożenia z nami.

Co dziś potrafi gotowe

Gotowe AI to dziś więcej niż okno czatu. Copilot w Microsoft 365 z dodatkową licencją korzysta z dokumentów Twojej organizacji, także w SharePoint, czyli firmowym miejscu na pliki, zgodnie z dostępem użytkownika. Bez niej, jeśli abonament obejmuje sam czat, pracujesz na plikach, które do niego wgrasz. Beck-Noxtua, wymagająca subskrypcji Legalis Silver lub wyższej, pozwala wgrywać własne dokumenty i je porównywać. ChatGPT Business daje zespołowi ogólne narzędzie do pracy z tekstem i plikami.

Dlatego własne umowy czy analizy są wymaganiem do sprawdzenia, a nie argumentem za budową. Sprawdź, czy wybrany produkt obsłuży dokumenty i inne materiały, z których ma korzystać, oraz podział dostępu. Jeśli ktoś ma dziś dostęp do zbyt wielu folderów, Copilot tego nie naprawi. Pokaże mu to, do czego ma dostęp.

Pierwszą próbę możesz przeprowadzić na fikcyjnych materiałach. Zanim użyjesz dokumentów klientów, sprawdź, czy pozwalają na to warunki usługi, zasady ochrony tajemnicy i umowa z klientem. Adwokatom § 23e Zbioru Zasad Etyki wprost zakazuje wprowadzania informacji objętych tajemnicą do narzędzi, które nie zapewniają im należytej ochrony. Szerzej piszemy o tym w tekście o ChatGPT i tajemnicy.

Po czym poznać, że gotowe nie wystarcza

Gotowe nie wystarcza wtedy, gdy brakuje czegoś potrzebnego w konkretnym zadaniu. Przy projekcie umowy asystent nie potrafi ograniczyć się do dokumentów właściwej sprawy, wynik trzeba ręcznie przenosić do systemu albo trafia on do akt bez zatwierdzenia prawnika. Być może produkt nie pozwala też spełnić ustalonych wymagań przechowywania danych.

Każdy taki brak najpierw potwierdź w dokumentacji, rozmowie z dostawcą lub próbie. Czasem wystarczy inny plan, inne ustawienia albo połączenie z programem, którego używacie. W LegalByte możemy przygotować funkcję AI w narzędziu, którego już używacie, albo aplikację zbudowaną dla Was, dobierając zakres do potwierdzonej potrzeby. Doradztwo nie obejmuje automatycznie ustawienia ani budowy narzędzia. Te prace wyceniamy osobno.

Co własne daje, a czego nie

Własne rozwiązanie pozwala ułożyć tę pracę po swojemu: najpierw sprawa, potem jej dokumenty, na końcu zatwierdzenie prawnika. Nie daje jednak automatycznie lepszych odpowiedzi, bezpieczeństwa ani przewagi nad inną kancelarią. Wymaga czasu Twojego zespołu na decyzje i próby, budżetu na przygotowanie oraz kogoś do utrzymania.

Jeśli aplikacja korzysta z zewnętrznego modelu, nadal obowiązują warunki tej usługi, w tym zasady przetwarzania danych. Warto ponieść ten wysiłek, jeśli rozwiązuje problem, z którym gotowy produkt sobie nie radzi.

Kto to poprawi za rok

Wróćmy do majowej zmiany klauzuli. Ktoś w kancelarii musi zatwierdzić nową treść i wskazać, od kiedy obowiązuje. Ktoś musi też zadbać, żeby asystent korzystał z właściwej wersji wzoru, i sprawdzić jego odpowiedź. To mogą być różne osoby. Nie każda nieaktualna odpowiedź wymaga programisty: czasem trzeba wycofać stary plik albo poprawić polecenia.

Gdy zmienia się model AI, który generuje odpowiedzi, te same polecenia również mogą dawać inne wyniki. OpenAI wprost pisze, że zachowanie modelu zmienia się między wersjami. Dlatego ustal, kto po zmianie wzoru, poleceń lub modelu sprawdzi kilka tych samych zadań z zapisanym oczekiwanym wynikiem i kto może wyłączyć asystenta, gdy wynik się nie zgadza.

Przy gotowym produkcie dostawca utrzymuje usługę, ale nie wybierze za Ciebie obowiązującej klauzuli. Przy własnym rozwiązaniu zakres opieki technicznej też trzeba uzgodnić. Sam abonament ani samo posiadanie kodu nie przydzielają tych obowiązków.

Jak z tego wyjść

Zanim kupisz, zrób próbę wyjścia na fikcyjnej sprawie. Pobierz z produktu to, co udostępnia: dokumenty i zapisane wyniki, polecenia, historię, listę dostępów i ustawienia. Otwórz to poza nim. Czy zachowały się powiązania dokumentów ze sprawą? Co trzeba odtworzyć ręcznie? Ustal koszt, termin i dostęp po zakończeniu umowy.

To, że pobierzesz historię, nie znaczy, że nowy system ją przyjmie. Własne materiały przechowuj także poza produktem. Nie zakładaj też, że zabierzesz komentarze prawnicze dostępne w ramach abonamentu i inne treści dostawcy, bo to, co wolno przenieść, wynika także z licencji. Przy własnej aplikacji też sprawdź wyjście: czy inny wykonawca dostanie dokumentację i dostępy potrzebne do jej utrzymania?

Od czego zacząć jutro

Wybierz jedno powtarzalne zadanie i osobę, która je wykonuje. Przygotujcie fikcyjny przykład i zapiszcie oczekiwany wynik, na przykład: asystent ma wskazać trzy celowo zmienione postanowienia umowy i pokazać odpowiadające im fragmenty wzoru. Sprawdźcie, czy Wasz abonament obejmuje potrzebną funkcję. Jeśli tak, wykonajcie przygotowane zadanie i porównajcie odpowiedź z oczekiwanym wynikiem. Jeśli nie, poproś dostawcę o dostęp próbny albo pokaz na Waszym przykładzie. Potem usiądź ze wspólnikiem do pięciu pytań:

1. Co dokładnie chcemy oddać narzędziu i po czym poznamy dobry wynik?
2. Czy zrobi to program, za który już płacimy, albo inny gotowy produkt?
3. Jakich materiałów potrzebuje i czy możemy mu je udostępnić?
4. Kto wskazuje aktualne wzory i materiały, a kto poprawia działanie po zmianie?
5. Co zabierzemy ze sobą, jeśli zrezygnujemy?

Pełny rachunek opisujemy w tekście o kosztach AI.

Wspólnikowi możesz powiedzieć: „Sprawdźmy gotowe na jednym zadaniu. Jeśli czegoś zabraknie, wyceńmy uzupełnienie. Przed zakupem ustalmy, kto odpowiada za zmiany i jak zabierzemy dane”.

W listopadzie 2027 aplikant nadal może znaleźć starą klauzulę. Powinien już wiedzieć, komu ją pokazać.