„Strona jest Wasza”. Co właściwie możesz z nią zrobić?

„Dodajmy prawo pracy. Mamy już osobę, która napisze tekst”, mówi wspólniczka. Załóżmy, że to kancelaria, która od kilku lat ma tę samą stronę. Dotychczasowy wykonawca nie ma teraz wolnego terminu, więc wspólniczka pyta inną osobę. Ta pyta, czy wystarczy dopisać podstronę w obecnym układzie, czy trzeba go zmienić. Wspólniczka ma login do panelu oraz dawny mail: „Po rozliczeniu strona jest Wasza”.

W tej zmyślonej sytuacji nikt nie musi działać w złej wierze. Poprzedni wykonawca mógł oddać wszystko, co uzgodniono. Tyle że wspólniczka rozumiała „będziemy mogli robić z nią to, czego potrzebujemy”, a wykonawca miał na myśli „możecie publikować ją w wykupionej usłudze”.

Ustal, co kancelaria może zlecić innej osobie i co ma do dyspozycji, żeby ta osoba mogła to wykonać. Prawa do treści, dostęp do domeny, pliki i umowa z hostingiem odpowiadają na różne pytania. Nie zamknie ich jeden zapis o „własności strony”.

Najpierw adres, pod którym znajdują Cię klienci

Domena to adres, na przykład nazwa-kancelarii.pl. Przy .pl chodzi o prawa abonenta wynikające z umowy o utrzymywanie nazwy, a nie własność rzeczy. Abonentem powinna być kancelaria albo osoba, która ją prowadzi, odpowiednio do jej formy działalności. Osoba opłacająca fakturę i osoba mająca login mogą być kimś innym.

Nazwę rejestratora, czyli firmy obsługującej rejestrację i odnowienia domeny .pl, znajdziesz w WHOIS na dns.pl. Sprawdź u niego, kto jest abonentem i jaki adres służy do kontaktu. Zadbaj, żeby kancelaria mogła odebrać na nim wiadomość także po zakończeniu współpracy z wykonawcą. NASK przypomina, że tam trafiają potwierdzenia istotnych zmian. Zapisz też termin odnowienia i osobę, która go pilnuje.

Zmiana rejestratora to jeszcze inna czynność niż zmiana abonenta albo serwera strony. NASK wskazuje, że abonent może przenieść obsługę i otrzymać od rejestratora kod authinfo. Sam kod nie zmienia danych abonenta. Nie gromadź go w ogólnym arkuszu dostępów. Szczegółowe przekazanie domeny i sytuację, gdy dostawca nie odpowiada, opisaliśmy we wpisie o zmianie informatyka.

Prawa potrzebne do kolejnej zmiany

Przeniesienie autorskich praw majątkowych daje kancelarii inne uprawnienia niż licencja, czyli pozwolenie na korzystanie z utworu. Licencja może wystarczyć do prowadzenia strony. Sprawdź jej zakres, czas, terytorium, warunki zakończenia oraz to, czy koniec obsługi oznacza też koniec licencji. Samo opłacenie faktury nie rozstrzyga tych spraw. Przeniesienie praw i licencja wyłączna wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zwykły mail jej nie zastępuje. Przy braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu praw ustawa przewiduje licencję.

Zamiast prosić o „wszystkie prawa do wszystkiego”, opisz planowane czynności: publikację tekstów i zdjęć, zmianę układu, dodawanie podstron i pracę kolejnego wykonawcy. Poproś o wskazanie, które postanowienia umowy je obejmują i od kiedy działają. Uzgodnij także zmiany projektu i korzystanie z jego przerobionej wersji. Jeśli umowa nie stanowi inaczej, twórca zachowuje prawo zezwalania na korzystanie z opracowań, nawet po przeniesieniu autorskich praw majątkowych. Dla kodu ustawa ma osobne zasady, więc to, co dotyczy przeróbek projektu, nie musi pasować do programu.

W naszej zmyślonej kancelarii pytanie brzmi teraz: „Czy inna firma może dodać podstronę prawa pracy i zmienić menu?”. Odpowiedź da się odnieść do umowy. Ogólne zapewnienie „strona jest Wasza” pozostawia zbyt wiele możliwych znaczeń.

Pliki, z których da się skorzystać

Nawet odpowiednie prawa nie dostarczą plików, których nikt nie przekazał. Ustal, co otrzymasz przy odbiorze i zakończeniu obsługi, w jakim formacie oraz za jaką opłatą, jeśli ma być osobno.

Przy stronie pisanej na zamówienie zapytaj o kod źródłowy, czyli materiały, z których powstaje działająca witryna, oraz instrukcję uruchomienia i potrzebne ustawienia. Kopia gotowej strony bez materiałów, z których ją zbudowano, może nie wystarczyć do dalszych zmian. Wykonawca powinien opisać, czego potrzebuje następca. Nie musisz samodzielnie czytać kodu. Ustal też, czy w kopii są zgłoszenia klientów. Do samej próby technicznej przygotujcie wersję bez ich treści, danych i załączników. Mogą zawierać informacje objęte tajemnicą zawodową.

Przy typowym WordPressie potrzebne są pliki i baza danych. Oficjalna dokumentacja wyjaśnia, że te dwie części razem pozwalają odtworzyć stronę. Baza zawiera między innymi wpisy, a pliki obejmują motywy, wtyczki i przesłane materiały. Login pozwalający edytować tekst nie musi umożliwiać wykonania całej kopii.

Jeśli stronę zbudowano w usłudze abonamentowej, zapytaj, co da się wyeksportować. Możesz otrzymać teksty i obrazy, ale nie serwis, który zadziała gdzie indziej. Nie przeszkadza to w pracy w samym kreatorze, jeśli pozwala on wykonać potrzebne zmiany. Eksport ma znaczenie wtedy, gdy chcesz odejść z tej usługi. W porównaniu ofert zapisz, czy przy odejściu zapłacisz za przeniesienie strony, czy za budowę nowej na podstawie posiadanych treści.

Cudze elementy zostają na swoich zasadach

Własny projekt może korzystać z gotowego motywu, płatnej wtyczki, fotografii i kroju pisma. Wykonawca nie może przekazać większego zakresu praw, niż sam ma, także gdy projekt przygotował jego podwykonawca. Także otwarte oprogramowanie, na przykład WordPress, pozostaje na swojej licencji. Nie potrzebujesz do niego praw na wyłączność, żeby prowadzić stronę. Poproś o listę użytych elementów, warunki użycia i wskazanie, na czyim koncie kupiono płatne dodatki.

Przy każdym sprawdź, co się stanie po zakończeniu obsługi: czy element nadal wolno używać, czy potrzebujesz własnego zakupu, czy kończą się tylko aktualizacje lub pomoc. Nie zakładaj jednej odpowiedzi dla wszystkich produktów. Gdy fotografię kupiono na konto wykonawcy, poproś o potwierdzenie, że licencja obejmuje sposób wykorzystania przez kancelarię.

Rozdziel też plik od możliwości jego edycji. Obraz logo na stronie nie zastępuje uzgodnionego pliku, z którego grafik przygotuje nowe materiały. Własne teksty zachowaj w kopii poza panelem strony.

Karta: co możemy zlecić komuś innemu

Wypełnij ją z wykonawcą przed podpisaniem umowy, a przy istniejącej stronie zacznij od rzeczy, które da się potwierdzić. W obu kolumnach dopisz dokument albo miejsce, które potwierdza odpowiedź, nie samo „tak”. Nie zapisuj tu haseł ani kodów odzyskiwania.

Przy kreatorze wiersz o kodzie może kończyć się zapisem „nie jest przekazywany, pozostajemy na platformie”. Wtedy sprawdź przede wszystkim, czy kancelaria kontroluje konto usługi i może dodać osobę do edycji. To rozpoznane ograniczenie, nie brak do naprawienia za wszelką cenę.

Gdy któregoś dowodu brakuje, zapisz „do potwierdzenia”, nazwisko osoby wyjaśniającej i termin. Brak odpowiedzi to jeszcze nie dowód, że wykonawca czegoś odmawia.

Wiadomość, którą możesz wysłać dzisiaj

Dzień dobry, planujemy rozbudować stronę i chcemy uporządkować dokumentację. Prosimy o:

1. potwierdzenie abonenta i rejestratora domeny oraz zestawienie kont, usług i odnowień;
2. listę materiałów do dalszej edycji, zasad ich przekazania oraz ewentualnych opłat;
3. listę elementów na cudzych licencjach, z informacją, na kogo je zakupiono i co dzieje się po zakończeniu obsługi;
4. wskazanie zapisów pozwalających kancelarii dalej korzystać ze strony, zmieniać ją i zlecać te prace innej osobie.

Jeśli przygotujecie kopię strony do próby, prosimy bez zgłoszeń klientów i ich załączników. Tam, gdzie usługa na to pozwala, dodajmy osobne konta kancelarii z potrzebnymi uprawnieniami. Pozostałe dostępy przekażmy uzgodnionym sposobem, poza tym zestawieniem.

Jeśli wykonawca ma mało czasu, zacznij od praw i dostępów potrzebnych do zaplanowanej zmiany. Resztę karty uzupełnijcie później. Przy nowym zamówieniu te same pytania wpisz do zapytania ofertowego, obok briefu i porównania wycen.

Nie musisz przy tej okazji wypowiadać umowy. Dokumentacja przyda się również obecnemu wykonawcy, gdy za kilka miesięcy wrócicie do rozbudowy.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy materiały wystarczą, uzgodnij z innym wykonawcą próbę na oddzielnym podglądzie pod niepublicznym adresem chronionym hasłem. Bez zmieniania ustawień domeny i działającej strony. Pod tą samą domeną może działać też poczta kancelarii. Nie kopiuj do próby zgłoszeń klientów ani załączników. Poproś o wynik: da się uruchomić i edytować, trzeba uzupełnić określone materiały albo ograniczenia usługi wymagają innego sposobu pracy. Przed próbą uzgodnij jej zakres i koszt; sprawdź, czy umowa przekazania już ją obejmuje.

Zapisz szkic podstrony i sprawdź, czy masz dostęp do edycji menu. Samej zmiany w menu nie zapisuj przed publikacją podstrony, bo może od razu pojawić się na stronie. Jeśli nie masz dostępu do edycji menu, poproś o tę jedną zmianę albo odpowiednie uprawnienia. Gdy panel pozwala wykonać całe zadanie, a prawa do tekstu i publikacji są jasne, tyle wystarczy do dopisania specjalizacji. Nie każda nowa podstrona wymaga programisty ani przenosin.

Wspólniczka wraca do maila „strona jest Wasza” i dopisuje jedno pytanie: „Co z tych materiałów pozwoli nam dodać nową specjalizację z pomocą innego wykonawcy?”. Od odpowiedzi zacznie się następna zmiana.