Zmieniasz informatyka? Najpierw sprawdź, na kogo jest domena

„Niniejszym wypowiadam umowę o obsługę informatyczną z zachowaniem…”. Pismo jest prawie gotowe. Zanim je wyślesz, sprawdź, kto po zakończeniu współpracy będzie mógł zarządzać pocztą i odnowić domenę kancelarii.

Weźmy zmyśloną sytuację. Pan Marek pomaga Ci od jedenastu lat. Zna każdy komputer, pamięta poprzednie biuro, nieraz odebrał telefon w sobotę. Chcesz zmienić obsługę, ale kiedy zaczynasz zbierać informacje, odkrywasz, że nie wiesz, na kogo zarejestrowano domenę. Piszesz do niego prośbę o dostępy, czytasz ją i kasujesz, bo brzmi jak brak zaufania. A przecież przez lata po prostu tak było wygodnie: Ty prowadzisz sprawy, on zajmuje się komputerami.

Samo wypowiedzenie nie rozstrzyga najważniejszego: kto następnego dnia będzie mógł zarządzać usługami kancelarii. Radzimy najpierw ustalić, nad czym masz kontrolę i czego bez dotychczasowego dostawcy nie zrobisz. To porządkowanie nie musi skończyć się zmianą.

Co możesz sprawdzić, zanim cokolwiek powiesz

Zacznij od faktur: za co płacisz bezpośrednio, co kupujesz przez informatyka i kiedy kończą się opłacone okresy. Faktura pomoże znaleźć dostawcę, ale płatnik nie musi być abonentem domeny, czyli podmiotem, na który ją zarejestrowano.

Przy domenie .pl wpisz jej nazwę w WHOIS na dns.pl i poszukaj rejestratora, czyli firmy, przez którą rejestruje się i odnawia domenę. Danych abonenta będącego osobą fizyczną NASK nie publikuje, a liczy się właśnie abonent, bo to on jest stroną umowy z NASK o utrzymywanie domeny. Jeśli masz dostęp do panelu rejestratora, sprawdź tam dane abonenta. Nie masz pewności? Poproś rejestratora o potwierdzenie.

W Microsoft 365 zaloguj się swoim kontem służbowym na admin.microsoft.com i sprawdź trzy miejsca. Ustawienia, Relacje partnerskie pokażą partnerów. Role, Przypisania ról, Administrator globalny pokażą, kto ma tę rolę, dającą bardzo szerokie uprawnienia. Rozliczenia, Twoje produkty pokażą subskrypcje. Te ekrany wymagają uprawnień. Jeśli nie wejdziesz, na dziś zapisz ten brak. Nie musisz samodzielnie zdobywać uprawnień.

Na koniec prosty test: czy zalogujesz się na konto administratora bez potwierdzenia na jego telefonie? Jeśli ten wieczór skończy się dwoma „nie wiem”, to też wynik. Wiesz już, o co zapytać.

Przejrzyj umowę, zanim ustalisz datę

Sprawdź formę i termin wypowiedzenia, dalsze działanie usług, przekazanie dostępów i dokumentacji, rozliczenie prac końcowych oraz zakończenie powierzenia danych. Roczna subskrypcja poczty może biec osobno, nawet jeśli opiekę rozliczasz co miesiąc, więc ustal, kto będzie ją dalej opłacał.

Jeśli kupujesz Microsoft 365 przez pośrednika i ten zawiesi subskrypcję obejmującą pocztę, możesz stracić do niej dostęp do czasu wznowienia. Przeniesienie obecnej subskrypcji do innego pośrednika wymaga zgody dotychczasowego, a Microsoft jej nie zastąpi. Sama zmiana firmy administrującej pocztą to osobna sprawa.

A jeśli umowa milczy o przekazaniu? Przy usługach objętych art. 750 Kodeksu cywilnego punktem wyjścia do rozmowy jest art. 740: informacja, sprawozdanie i wydanie tego, co wykonawca uzyskał dla zlecającego. Nie oznacza to automatycznie, że musi oddać każde hasło albo za darmo spisać dokumentację od zera.

Rozmowa z panem Markiem

Jeśli decyzji jeszcze nie ma, możesz zacząć tak: „Panie Marku, chcę uporządkować naszą współpracę. Ustalmy, jak zgłaszamy pilne sprawy i kto pomoże podczas Pana nieobecności, i sprawdźmy razem dostępy do domeny i poczty”. Pismo może wtedy zostać w szkicach, a następną prośbę o informacje wyślesz bez kasowania.

Jeśli decyzja już zapadła, umów rozmowę przed formalnym wypowiedzeniem. „Panie Marku, chcę zmienić obsługę i spokojnie uzgodnić z Panem przekazanie”. Tyle wystarczy na początek. Możesz podziękować za dotychczasową pomoc bez tłumaczenia każdej decyzji.

Potem ustalcie termin, zakres, kontakt do następcy i sposób rozliczenia prac końcowych, a także to, które dostępy poprzednik zachowuje na czas przekazania, do jakich zadań i do kiedy. Daj mu czas na zebranie informacji. Samo niezadowolenie ze współpracy nie wymaga tajnego odcinania kont. Jeśli masz konkretny powód obawiać się usunięcia danych lub zablokowania usług, najpierw zleć zabezpieczenie dostępu i zachowanie potrzebnych dowodów.

Jeśli nowa firma proponuje przeniesienie wszystkiego

Poproś o dwa zakresy: przejęcie obsługi oraz ewentualne przeniesienie poczty lub plików do innej usługi. Przy każdej zmianie zapytaj, jaki problem rozwiązuje i co się stanie, jeśli odłożysz ją na później. Sami przejmujemy obsługę IT kancelarii, więc zapytaj o to także nas. Jak porównać firmy, opisujemy osobno.

Nie musisz prowadzić tego projektu. Ty zatwierdzasz zakres, koszty i dostępy, a nowa firma zbiera informacje techniczne i uzgadnia przekazanie z poprzednikiem. Poproś ją o harmonogram: ile zajmie jej praca, na jakie odpowiedzi trzeba poczekać i kiedy potrzebuje Ciebie lub sekretariatu do decyzji i testów.

Poproś o łączny koszt zmiany: prace obu firm, okres podwójnych opłat oraz dodatkowe licencje i wdrożenia. Nowej firmie nadaj osobne uprawnienia, odpowiednie do uzgodnionych zadań. Zanim dostanie dostęp do danych, ustal poufność i umowę powierzenia. Dobre praktyki NRA zalecają ją i odradzają zdalne wsparcie bez stałej kontroli dostępu przez kogoś z kancelarii.

Co ma się znaleźć w przekazaniu

• Domena i DNS, czyli ustawienia kierujące do poczty i strony: abonent, rejestrator, dostęp, konfiguracja i termin odnowienia.
• Poczta i chmura: skrzynki, grupy, dostawcy, licencje i terminy zobowiązań.
• Konta administracyjne: role, dostępy partnerów, sposoby logowania oraz adresy i telefony do odzyskiwania dostępu.
• Dokumenty: miejsca przechowywania, uprawnienia i foldery udostępnione klientom.
• Kopia zapasowa: zakres, lokalizacja, okres przechowywania, dostęp i ostatni test odzyskania.
• Komputery, sieć i aplikacje: spis, konfiguracja, aktualizacje i kody pozwalające odblokować zaszyfrowane dyski.
• Otwarte zgłoszenia, znane problemy, ostatnie zmiany i kontakty do dostawców.
• Odpowiedzialność: kto przejmuje poszczególne usługi, kiedy i co pozostaje do uzupełnienia.

Hasła przekazujcie osobno, uzgodnionym bezpiecznym kanałem. Wiadomość może być krótka:

Panie Marku, proszę o przygotowanie przekazania obsługi IT kancelarii na [data]: spis usług, dostępów administracyjnych, licencji, odnowień i kopii zapasowych oraz otwartych zgłoszeń i znanych problemów. Zmiany zatwierdza [osoba], kontakt do następcy to [kontakt]. Proszę wskazać prace końcowe i ich koszt oraz nie wyłączać usług rozliczanych przez Pana bez uzgodnienia terminu. Hasła przekażemy osobno. Proszę o potwierdzenie do [data].

Gdy nie odbiera albo nie chce oddać

Domena jest na kancelarię. Skontaktuj się bezpośrednio z rejestratorem i ustal sposób odzyskania panelu. Do zmiany rejestratora potrzebny jest kod authinfo, który rejestrator wydaje na żądanie abonenta. Gdy odmawia mimo spełnienia procedury, możesz złożyć reklamację do NASK, a w wyjątkowej sytuacji NASK udostępnia kod abonentowi.

Domena jest na niego. Potrzebujesz zmiany abonenta za jego zgodą, przeprowadzonej przez rejestratora. Kod authinfo tego nie załatwi, bo przy transferze abonent się nie zmienia. Samo opłacanie domeny nie pozwala jednostronnie przepisać jej na kancelarię. Przy odmowie kończy się odzyskiwanie dostępu przez panel, a zaczyna dochodzenie praw do domeny: ocena podstaw roszczenia i sąd powszechny albo arbitraż przy PIIT, jeśli jest odpowiedni zapis.

Jedyny administrator Microsoft 365 nie odpowiada. Skontaktuj się z pomocą Microsoftu, opisz sytuację i poproś o wskazanie sposobu weryfikacji organizacji. Przygotuj dane kancelarii, domeny i rozliczeń. Nie zakładaj, że samo wykazanie praw do domeny wystarczy. Jeśli wszystkie subskrypcje kupiono przez pośrednika, Microsoft odsyła po pomoc właśnie do niego, więc gdy pośrednik jest niedostępny, wyjaśnij to od razu.

Ustalenie, jak wszystko jest skonfigurowane, też zajmuje czas, więc przy braku dokumentacji wyceń je osobno.

Dzień przejęcia

Ustal konkretną godzinę przejęcia oraz jeden kontakt do zgłoszeń. Nowa firma powinna znać otwarte sprawy i powracające problemy, zanim odbierze pierwszy telefon od sekretariatu.

Potem sprawdźcie prawdziwe zadania: wysyłkę i odbiór ze skrzynki sekretariatu, pracę spoza biura, otwarcie folderu klienta i odzyskanie testowego pliku z kopii do osobnego miejsca. Zapiszcie wyniki, braki, osoby odpowiedzialne i terminy uzupełnienia. Przed ryzykowną zmianą ustalcie, jak wrócić do poprzednich ustawień i kto może o tym zdecydować.

Po przejęciu

Po sprawdzeniu przejęcia odbierz poprzedniemu dostawcy zbędne uprawnienia. Sprawdź jego konta, dostęp partnerski, zdalny dostęp do sieci kancelarii przez VPN i programy do pomocy zdalnej na komputerach. Zmień wspólne hasła oraz sposoby odzyskiwania dostępu powiązane z jego telefonem lub adresem. Zmiany haseł uzgodnij z administratorem, bo mogą wpływać na działanie usług.

W Microsoft 365 wybierz partnera w Relacjach partnerskich i Usuń role. Nie usuwa to osobnych kont ani nie kończy rozliczania licencji, więc te sprawy uzgodnij oddzielnie.

Jeśli dostawca na stałe administrował systemami z danymi, rozlicz też powierzenie. Art. 28 ust. 3 lit. g RODO mówi o zwrocie lub usunięciu danych i ich kopii po zakończeniu usług. Najpierw potwierdź przejęcie potrzebnych danych, żeby nie usunąć jedynej dostępnej kopii.

Po przekazaniu możesz napisać jeszcze jedną wiadomość: „Panie Marku, dziękuję za te jedenaście lat”.

Źródła i dalsza lektura

Materiały sprawdzone 31 października 2026 r. To poradnik ogólny, nie opinia prawna dla konkretnej umowy.

• NASK: prawa abonenta domeny .pl oraz regulamin nazw domeny .pl.
• NASK: spory o domenę.
• Microsoft: role administracyjne.
• Kodeks cywilny, art. 740 i 750.
• EROD: wytyczne 07/2020. Dostawca IT jako podmiot przetwarzający i konsultant z incydentalnym dostępem.
• NRA: Dobre praktyki dotyczące cyberbezpieczeństwa, II wydanie. Zalecenia 12.1–12.5 i lista kontrolna dostawcy IT.