Obsługa IT kancelarii: jak porównać oferty przed umową

Wyobraź sobie piątek, 16:40. W czteroosobowej kancelarii przestaje działać poczta, u wszystkich naraz. Klient miał przysłać dziś załączniki do pisma, które trzeba dokończyć na poniedziałek. Partnerka otwiera umowę z firmą IT i czyta: „kompleksowa opieka, szybka reakcja”.

Czy ktoś zacznie działać jeszcze dzisiaj? Co właściwie zrobi? Kto zadzwoni do dostawcy poczty, jeśli problem leży po jego stronie? Tyle że teraz potrzebuje pomocy, a dopiero ustala, jak ma ona wyglądać.

Znacznie łatwiej zapytać wcześniej. Sama lista usług niewiele mówi o tym, co się stanie w piątek po południu, więc nie poprzestawaj na niej. Opowiedz każdej firmie te same trzy historie z życia kancelarii i posłuchaj, co odpowie.

Przykładowe odpowiedzi poniżej są wymyślone i służą tylko do porównania. Nie opisują oferty żadnej firmy, także naszej.

Historia pierwsza: piątek i poczta

Opowiedz firmie tamten piątek i zapytaj:

„Jak Was wtedy złapiemy i kiedy ktoś zacznie to sprawdzać?”
„Jeśli problem jest u dostawcy poczty, kto z nim rozmawia i daje nam znać, co dalej?”
„A jeśli zdalnie nie da się tego załatwić, co wtedy i za co dopłacimy?”

Słaba odpowiedź: „Mamy szybką reakcję i kompleksowo zajmujemy się pocztą”.

Konkretna: „Dzwońcie na numer zgłoszeniowy. W dni robocze do 18 zaczynamy diagnozę w ciągu 30 minut. Zgłoszenie do dostawcy poczty prowadzimy my, a przed 18 przekazujemy status i dalszy plan. Nie mamy dyżuru weekendowego ani serwisu na miejscu. Diagnoza i kontakt z dostawcą zużywają limit pakietu, dodatkowy czas wymaga Waszej akceptacji”.

Druga odpowiedź nie obiecuje więcej, a nawet przyznaje, że w weekend nikt nie dyżuruje. Ale po niej wiadomo, na czym się stoi. Partnerka może uznać, że bez weekendowego dyżuru kancelaria sobie poradzi. Nie poradzi sobie natomiast bez pewności, że w piątek ktoś zacznie działać przed końcem dnia.

Dopytaj jeszcze o samo słowo „reakcja”, bo może oznaczać kontakt technika, rozpoczęcie diagnozy albo tylko automatyczne potwierdzenie. Dobrze działa tu proste pytanie: „Rozumiem, kiedy zaczniecie diagnozę. A jaki jest plan przywrócenia nam pracy?”. Jeśli umowa gwarantuje czas reakcji lub naprawy, zapytaj też, co się dzieje, gdy firma go nie dotrzyma.

Historia druga: folder, którego nie ma

Kilka tygodni później partnerka szuka dokumentów z zeszłego tygodnia i odkrywa, że ktoś kilka dni temu skasował folder sprawy. Zapytaj firmę: „Skąd go odzyskacie i z którego dnia? Kiedy ostatnio sprawdzaliście, czy z tej kopii da się coś przywrócić? Kto to zrobi, ile potrwa i czy mieści się w abonamencie?”

„Macie chmurę i backup, więc pliki są bezpieczne” niczego tu nie rozstrzyga. „Ten folder obejmuje codzienna kopia przechowywana przez 30 dni, a w zeszłym miesiącu odtworzyliśmy z niej plik testowy” już tak.

Sama chmura na te pytania nie odpowiada. Microsoft osobno opisuje odtwarzanie po awarii centrum danych, historię wersji i backup, bo to trzy różne rzeczy. Zapytaj, czy próbowali odzyskać plik z tej kopii i jak poszło. Sam komunikat o poprawnym backupie nie wystarczy. O tym, co można odzyskać z OneDrive, piszemy w tekście o backupie dokumentów.

Decyzja partnerki jest tu inna niż w piątek. Folder zauważono po kilku dniach, ale równie dobrze mogło to być po kilku tygodniach. Musi więc ustalić, jak daleko wstecz kopia ma sięgać.

Historia trzecia: aplikant odchodzi

W tej samej kancelarii aplikant kończy współpracę w piątek. W poniedziałek jego sprawy przejmuje koleżanka. Zapytaj firmę, co ma się wydarzyć po drodze i jak się dowiesz, że się wydarzyło.

„Proszę dać znać, usuniemy użytkownika” to za mało, bo samo usunięcie konta nie zapewni koleżance dostępu do poczty i dokumentów. Konkretna odpowiedź brzmi inaczej: firma prosi o zatwierdzoną listę kont, godzinę blokady i wskazanie następczyni. O umówionej porze blokuje konta i aktywne sesje, sprawdza dostęp koleżanki, potwierdza wykonanie i pomaga zaktualizować ewidencję upoważnień.

Części tego firma IT nie zrobi za kancelarię. Ktoś musi zatwierdzić listę kont i wskazać następczynię, więc partnerka zapisuje, że robi to ona, a od firmy chce potwierdzenia zamknięcia dostępów na piśmie. Całe przekazanie opisujemy w tekście o odejściu pracownika.

Czego nie widać w tych historiach

Trzy historie nie pokażą wszystkiego, ale reszta to kilka pytań na koniec spotkania:

„Czy obejmiecie pomocą wszystkie programy i urządzenia, których używamy?”
„Co zrobicie na początku i ile czasu zostanie na bieżącą pomoc?”
„Czy każde połączenie zatwierdzamy, czy technik może wejść także pod naszą nieobecność?”
„Co aktualizujecie sami, jak często i kto sprawdza, czy potem wszystko działa?”
„Co konkretnie robicie w sprawach RODO i co, jeśli dojdzie do incydentu?”
„Ile zapłacę za rok, co dochodzi osobno i czy możecie naliczyć dopłatę bez mojego potwierdzenia?”
„Jak przekażecie obsługę następnej firmie, ile to kosztuje i kiedy zamkniecie swoje dostępy?”

Z odpowiedzi wyłapuj kilka pułapek. Porządkowanie na początku może zużyć limit. Miesięczna faktura może dotyczyć umowy na rok. Bieżące wsparcie RODO nie oznacza pełnienia funkcji inspektora ochrony danych. A „używamy TeamViewera” to jeszcze nie odpowiedź, bo takie narzędzie ma uwierzytelnianie dwuskładnikowe czy listy dozwolonego dostępu, ale liczy się to, jak ustawiła je dana firma.

Domena, poczta i licencje powinny przy tym zostać pod kontrolą kancelarii, bo to ułatwia ewentualne rozstanie z informatykiem.

Po czym poznać dobrą odpowiedź?

Dobra odpowiedź mówi, kto, kiedy i co zrobi oraz za co zapłacisz. Nie musi być idealna. Oferta też nie musi mieć najdłuższej listy usług, tylko pokrywać to, czego Ty potrzebujesz.

Pomyśl więc, przy czym naprawdę potrzebujesz pomocy jeszcze tego samego dnia, a co może poczekać do rana. Jeśli sprzętem zajmuje się ktoś na miejscu, możesz zaakceptować obsługę wyłącznie zdalną. Jeśli regularnie pracujesz wieczorami, pomoc kończąca się o 16 może Ci nie wystarczyć.

Pobierz kartę porównania ofert. Ma 12 obszarów i miejsce na odpowiedzi, dokumenty i wyłączenia. Zaznacz w niej luki, z którymi umiesz żyć, i te, które wykluczają ofertę. A to, co usłyszysz na spotkaniu, poproś na piśmie, zanim będzie potrzebne w czasie awarii.

Jak w tych historiach wypadamy my?

Skoro namawiamy Cię do takiego testu, sami też powinniśmy go przejść. Z naszej oferty dowiesz się, jakie zadania przejmujemy, ale nie wszystko da się z niej wyczytać.

Piątek i poczta. Sprawdzamy konto, konfigurację i skrzynkę, a gdy problem leży po stronie dostawcy poczty, zgłaszamy go i pilnujemy odpowiedzi. Reakcja oznacza u nas rozpoczęcie obsługi zgłoszenia. Pomagamy wyłącznie zdalnie, przez TeamViewer, a wizyty i prace fizyczne są poza abonamentem. Całodobowego dyżuru nasza oferta nie przewiduje. Czy zaczniemy o 16:40? Tu nie mamy prostej odpowiedzi: kontakt z nami działa od poniedziałku do piątku w godzinach 9–18, ale godziny obsługi i czas reakcji ustalamy przed umową.

Folder. Sprawdzamy backup w ustalonym zakresie i to, jak przywrócić usunięty dokument. Narzędzia backupu rozliczamy osobno. Czy ten konkretny folder da się odzyskać i z którego dnia, zależy od uzgodnionego rozwiązania, więc nie obiecamy tego w ciemno.

Aplikant. Odbieramy dostępy na dyspozycję uprawnionej osoby, ustalamy, co dalej z jego skrzynką, zabezpieczamy dokumenty kancelarii i pomagamy zaktualizować ewidencję upoważnień.

Cena. Dla czteroosobowej kancelarii to pakiet dla 2–5 osób: 590 zł netto miesięcznie, czyli 7080 zł netto za rok, przy umowie na 12 miesięcy i bez opłaty startowej. Pozostałe warianty znajdziesz na tej samej stronie. Dodatkowa praca kosztuje 220 zł netto za godzinę, wyłącznie po akceptacji. Licencje, sprzęt, funkcja IOD i większe wdrożenia są poza abonamentem.

Czas. Miesięcznie pakiet obejmuje 3 godziny pracy IT i pół godziny opieki RODO. Przeglądy, administracja i rozpoczęcie obsługi też zużywają te godziny, a niewykorzystane nie przechodzą na następny miesiąc. Zapytaj nas więc, ile czasu zostanie na bieżącą pomoc.

Wracamy do piątku

W piątek o 16:40 nadal może przestać działać poczta. Dobrze przynajmniej wiedzieć, do kogo zadzwonisz i co wydarzy się po tym telefonie.

Źródła

Materiały i oferta LegalByte sprawdzone 30 października 2026 r. Historie, pytania, przykładowe odpowiedzi i karta są naszym opracowaniem i nie opisują żadnej konkretnej firmy.

Piątek, 16:40, nie działa poczta. Co zrobi Twoja firma IT?