„Proszę usunąć konto”. Co zrobić, gdy pracownik odchodzi z kancelarii?

Załóżmy taką scenę. W piątek jest ciasto. Aplikant oddaje laptop i ładowarkę, a ktoś dopisuje na liście „konto do usunięcia”. Żegnacie się i życzycie sobie powodzenia.

W poniedziałek klient wysyła dokumenty na jego dotychczasowy adres. W środę następca odkrywa, że nie ma dostępu do ostatniej wersji pisma. Za miesiąc próbujesz odnowić domenę kancelarii, ale kod do logowania przychodzi na prywatny telefon byłego współpracownika.

Te problemy wychodzą później, a przygotować trzeba się wcześniej. „Proszę usunąć konto” nie jest złym poleceniem. Powinno być ostatnim, jeśli konto rzeczywiście ma zniknąć.

Trzy decyzje zamiast jednego polecenia

W tym jednym zdaniu siedzą trzy decyzje: kiedy odbieramy dostęp, co zachowujemy i kto to dostanie oraz kiedy usuwamy konto i dane. Procedura Microsoft 365 też stawia usunięcie konta na końcu, jako siódmy krok z siedmiu. Przy innej poczcie przyciski będą inne, ale decyzje te same. Ty wskazujesz, kto może dostać materiały. IT wykonuje zatwierdzone zmiany.

Radzimy ustalić konkretną godzinę i osobę, która zatwierdza zmiany. W Microsoft 365 sama blokada logowania może zacząć działać dopiero po 24 godzinach. Żeby natychmiast uniemożliwić nowe logowanie, Microsoft zaleca zmianę hasła, a aktywne sesje, czyli otwarte logowania, trzeba zakończyć osobno. Poproś administratora o sprawdzenie skutku zmian, nie tylko o potwierdzenie ich wykonania.

Jeśli rozstanie jest konfliktowe, kolejność się zmienia. Najpierw zleć zabezpieczenie dostępu i zachowanie danych, także potrzebnych dowodów. Przekazywanie materiałów i porządki mogą nastąpić później.

Zanim wyjdzie: jedna rozmowa

Zacznij od pytania: „Co zostało niedokończone i komu obiecałeś odpowiedź?”. Potem przejdźcie przez terminy, ostatnie wersje pism i pliki, które nie trafiły do wspólnego folderu. Zapytaj o dostępy do systemów i folderów klientów oraz prywatny numer telefonu lub adres używany do odzyskiwania haseł kancelarii. Daj też czas na samodzielne usunięcie prywatnych wiadomości, po ustaleniu, czy trzeba zachować coś jako dowód. Klientom, których sprawy przejmuje inna osoba, przekaż jej imię, nazwisko i adres do dalszego kontaktu.

Radzimy usiąść przy tym razem. Spokojne przekazanie spraw pozwala mu odejść bez poczucia, że od poniedziałku nadal będzie na dyżurze.

Poniedziałek: klient pisze na stary adres

Tu czekają Cię dwie decyzje: kto odbiera nowe wiadomości i jakie stare wątki dostaje następca.

W sprawie rozstrzygniętej przez UODO firma po nagłym odejściu zleceniobiorczyni nadal wysyłała maile z jej skrzynki, z jej nazwiskiem i zdjęciem w stopce. Według firmy trwało to około dwóch tygodni i miało zapewnić ciągłość kontaktów. Urząd uznał to za bezprawne i udzielił upomnienia. Dlatego radzimy, żeby następca odpowiadał ze swojego adresu.

Poradnik UODO z 2018 r. zaleca, żeby adres identyfikujący osobę usunąć wraz z zakończeniem zatrudnienia, a wcześniej przekazać pracodawcy dane służbowe. Dopuszcza przy tym przekierowanie poczty i wiadomość zwrotną. Zachowanie starej korespondencji nie wymaga pozostawienia imiennego adresu do dalszej obsługi klientów. Jeśli wiadomości nie są przekierowywane, odpowiedź automatyczna może brzmieć tak:

Ta osoba nie pracuje już w naszej kancelarii. W sprawach prowadzonych przez kancelarię prosimy o ponowne przesłanie wiadomości na adres [adres osoby lub zespołu]. Wiadomości z tej skrzynki nie są automatycznie przekazywane dalej.

Starą korespondencję najlepiej przejrzeć razem przed odejściem: wskażcie wątki przekazywanych spraw do zachowania przy ich dokumentacji, a IT pomoże je przenieść do uzgodnionego miejsca. Dostęp do całej skrzynki nie powinien być ustawieniem domyślnym, a prywatnej korespondencji nie włączaj do przekazania.

Art. 22³ Kodeksu pracy dopuszcza monitoring poczty, gdy jest niezbędny dla organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego korzystania z narzędzi służbowych. Zasady monitoringu trzeba wcześniej określić i przekazać pracownikom, a monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Ten przepis nie daje ogólnego prawa do przejęcia całej skrzynki po odejściu pracownika. Przy aplikancie znaczenie ma podstawa współpracy: przepisy o monitoringu dotyczą zatrudnienia pracowniczego, a przy B2B pozostają RODO i ochrona korespondencji.

W Microsoft 365 możesz zachować korespondencję, zamieniając skrzynkę na współdzieloną, do której wskazane osoby wchodzą ze swoich kont, z uprawnieniami ograniczonymi do uzasadnionego zakresu. Sama zamiana nie odbiera dostępu, więc zleć osobno blokadę logowania, ustawienie nowego hasła i zakończenie sesji. Konta powiązanego z tą skrzynką nie usuwaj. Jej adres można jednak zmienić, więc zachowanie konta nie oznacza zachowania imiennego adresu. Od razu ustal też, jak długo skrzynka ma istnieć.

A jeśli została Wam skrzynka po kimś, kto odszedł dawno temu? Poproś IT o sprawdzenie, czy nadal odbiera i wysyła wiadomości, kto ma do niej dostęp i czy są przekierowania. Odbierz zbędne uprawnienia, zabezpiecz potrzebną korespondencję i ustal termin wyłączenia starego adresu oraz usunięcia zbędnych danych.

Środa: brakuje ostatniej wersji pisma

Służbowy OneDrive jest przypisany do konkretnego użytkownika. Wspólne akta potrzebują miejsca, którego dostępność nie zależy od jego konta.

Po usunięciu użytkownika domyślny okres przechowywania OneDrive wynosi 30 dni, choć ustawienia mogą go zmienić. Domyślnie dostęp otrzymuje osoba wpisana w Microsoft 365 jako przełożony użytkownika. Bez przełożonego i dodatkowego właściciela wyznaczonego w ustawieniach nikt nie dostanie go automatycznie.

Dlatego przenieś pliki wcześniej i poproś następcę, żeby ze swojego konta otworzył ostatnią wersję pisma, sprawdził, czy może ją edytować, i czy działają linki używane przy sprawie. Potwierdzenie, że folder skopiowano, jeszcze tego nie mówi.

Za miesiąc: konto, którego nie było na liście

System kancelaryjny, komunikatory, zdalny dostęp do sieci, baza informacji prawnej, domena, strona, menedżer haseł. Sprawdź je przed odejściem, razem ze wspólnymi hasłami, prywatnym telefonem używanym do odzyskiwania dostępu i dostępami do systemów klientów. Zmianę haseł zaplanuj na moment odebrania dostępu, a administratorów klientów poproś o potwierdzenie usunięcia uprawnień.

W portalach sądowych i e-Doręczeniach uporządkuj role i upoważnienia według zasad danej usługi. Następcy nie przekazuj osobistego konta ani danych do podpisu odchodzącej osoby.

Przy odbiorze sprzętu sprawdź pulpit, pobrane pliki i nośniki. Samo odłączenie OneDrive zostawia na komputerze pliki, które były dostępne lokalnie. Ustalcie, które dane służbowe trzeba przekazać i usunąć, i nie czyść sprzętu, dopóki nie potwierdzisz przejęcia potrzebnych plików. Tajemnica zawodowa trwa także po odejściu, ale nie zastępuje tego porządku. Nie zlecaj jednak wyczyszczenia całego prywatnego telefonu ani komputera.

Lista na zakończenie współpracy

Przed odejściem

• Wskaż następców, terminy spraw i niedokończone zadania.
• Spisz konta, urządzenia oraz telefony i adresy służące do odzyskania dostępu.
• Przekaż pliki i korespondencję, sprawdź dostęp następcy.
• Ustal obsługę nowych maili i poinformuj klientów.
• Ustal godzinę odebrania dostępów, osobę zatwierdzającą i termin przeglądu zachowanych danych.

W chwili odebrania dostępu

• Zablokuj logowanie, ustaw nowe hasło konta i zakończ sesje.
• Odbierz uprawnienia, zmień wspólne hasła i dane do odzyskiwania dostępu.
• Zabezpiecz dane, odbierz sprzęt i rozlicz lokalne kopie.

Po odejściu

• Zbierz potwierdzenia i wyniki sprawdzenia dostępów, także od administratorów klientów.
• Sprawdź, co zostało do zrobienia i które licencje można zwolnić.
• Wykonaj zaplanowany przegląd zachowanych danych i starego adresu.

Wzór zgłoszenia do IT

Osoba kończąca współpracę: [konto służbowe].
Dostęp odbieramy: [data i godzina].
Zmiany zatwierdza: [osoba uprawniona].
Sprawy przejmują: [osoby i zakres].
Poczta: [zatwierdzony sposób obsługi].
Pliki: [miejsce docelowe i uprawnienia].
Pozostałe konta i urządzenia: [lista].
Dane, których nie usuwać: [lista].
Prosimy o potwierdzenie wykonanych czynności, wyjątków i dalszych terminów.

Nie dołączaj haseł ani akt klientów.

W piątek możesz podziękować mu za wspólną pracę. W poniedziałek następca otworzy pismo ze swojego konta i będzie wiedział, komu obiecano odpowiedź. A do byłego współpracownika możesz zadzwonić. Choćby po przepis na ciasto.

Źródła i dalsza lektura

Materiały sprawdzone 31 października 2026 r. Scena z aplikantem jest wymyślona. To poradnik ogólny, nie opinia prawna dla konkretnego rozstania.

• UODO, decyzja DS.523.3215.2022 z 14 grudnia 2022 r. Dalsze korzystanie ze skrzynki zleceniobiorczyni, oznaczona jako prawomocna.
• UODO: Ochrona danych osobowych w miejscu pracy, poradnik z października 2018 r. Adres po byłym pracowniku s. 25–26, monitoring poczty s. 34–35.
• Kodeks pracy, art. 22³.
• Microsoft: odejście pracownika w Microsoft 365.
• Microsoft: przechowywanie i usuwanie OneDrive.
• Microsoft: zamiana skrzynki na współdzieloną.

Więcej o plikach piszemy w tekście o OneDrive i backupie, a o tym, co obejmuje stała pomoc, w tekście o obsłudze IT kancelarii.