590 zł netto miesięcznie. Czy kancelarii opłaca się abonament IT?

Załóżmy, że na biurku leży taka kartka. Wszystkie wpisy są zmyślone:

Wtorek: zakładanie konta aplikanta. Wspólniczka, 20 minut.
Czwartek: drukarka nie przyjmuje dokumentu. Sekretarka, 25 minut.
Poniedziałek: błąd programu do podpisu. Ty, 40 minut.
Środa: ustawianie dostępu do wspólnego folderu. Koleżanka, 30 minut.
Koniec miesiąca: przegląd starych dostępów. Odłożone.

Kto się tym zajmuje w Twojej kancelarii? I czy te minuty ktoś zapisuje? Na fakturze za obsługę IT ich nie znajdziesz.

Za nasz pakiet dla kancelarii od dwóch do pięciu osób płacisz 590 zł netto miesięcznie. Obejmuje trzy godziny IT i pół godziny RODO. Liczenie ceny godziny ma sens. Zacznijmy od tego, a potem sprawdźmy, jaka praca jest potrzebna, kto dziś ją wykonuje i co wciąż czeka. Odpowiedź może brzmieć: nasz abonament Ci się nie opłaci.

Co dokładnie kupujesz

Do zespołu liczą się prawnicy, aplikanci i administracja. Przy ponad 10 osobach ustalamy zakres indywidualnie.

Trzy godziny IT nie oznaczają trzech godzin samych napraw. Do miesięcznego limitu liczymy również sprawdzanie kont, dostępów i kopii zapasowych w ustalonym zakresie, zarządzanie kontami i ustawieniami oraz rozpoczęcie obsługi. Nie pobieramy opłaty startowej, ale praca na początku zużywa czas pakietu. Niewykorzystany czas przepada. Dodatkową pracę wykonujemy wyłącznie po Twojej akceptacji, za 220 zł netto za godzinę.

Co z naszej kartki moglibyśmy zrobić? Konfigurację konta aplikanta i sprawdzenie uprawnień do folderu, a w ramach RODO aktualizację ewidencji upoważnień. Nadal to Ty wskazujesz, do czego nowa osoba ma mieć dostęp. Błąd programu do podpisu sprawdzimy na stanowisku, a gdy problem leży po stronie dostawcy, porozmawiamy z nim. Zacięty papier w drukarce zostaje po Twojej stronie. Przegląd starych dostępów to zaś jedno z tych zadań, które można wykonać w miesiącu, w którym nikt nie dzwoni.

Przed umową ustalimy, jak zgłaszać problemy, co sprawdzamy regularnie i ile czasu zostaje na awarie. W podsumowaniu zobaczysz, co zrobiliśmy, co jeszcze czeka i kto się tym zajmuje.

Rok umowy

U nas płacisz co miesiąc, ale umowę zawierasz na rok, więc pakiet za 590 zł to 7080 zł netto przed dodatkami. Nie każdy tak robi: DataOne deklaruje współpracę bez sztywnych okresów lojalnościowych. Zasady wcześniejszego zakończenia i dalszej współpracy określa umowa, a publiczna oferta ich nie podaje. Przed podpisaniem poproś o wzór i sprawdź termin wypowiedzenia, rozliczenie wcześniejszego zakończenia i zasady przedłużenia. Godziny obsługi, czas reakcji i priorytety ustalamy również przed podpisaniem.

Policzmy to

Wszystko netto. Jeśli całą opłatę za pakiet 2–5 osób przypiszemy do IT, przy trzech wykorzystanych godzinach wychodzi 196,67 zł za godzinę. Przy dwóch to 295 zł, a przy jednej 590 zł. W Solo przy jednej godzinie to 300 zł. Oba pakiety obejmują też pół godziny RODO.

Nierówne miesiące zmieniają rachunek: zero godzin w pierwszym i sześć w drugim kosztuje 1840 zł, czyli 1180 zł abonamentu i 660 zł za trzy dodatkowe godziny.

Dla porównania, trzy godziny pomocy doraźnej w Join The Future kosztują od 420 do 480 zł, ale sprzęt, licencje, dojazd, części i praca innych dostawców mogą kosztować osobno. W Twoim rachunku liczy się jednak stawka Twojego informatyka i to, czego dziś nie robi.

Kiedy się nie opłaci, a kiedy może

Nasz abonament może Ci się nie opłacić, jeśli potrzebujesz pomocy kilka razy w roku, a konta, aktualizacje i kopie zapasowe mają już ustalone zasady obsługi i ktoś rzeczywiście wykonuje te zadania. Przy krótkiej liście potrzeb pomoc doraźna może kosztować mniej. Nie ma powodu płacić przez dwanaście miesięcy tylko dlatego, że kiedyś może zepsuć się drukarka.

Może się opłacić, gdy regularnie zajmujesz się kontami, ustawieniami i rozmowami z dostawcami, choć masz robić coś innego. Albo gdy zadania czekają, bo nikt nie ma ich w obowiązkach. Sprawdźmy wtedy, które możemy przejąć, ile czasu potrzebują i czy mieszczą się w pakiecie.

Co jest poza abonamentem

Pomagamy wyłącznie zdalnie przez TeamViewer, więc wizyty, okablowanie, wymiana części i inne prace fizyczne są poza pakietem. Możemy podzielić zadania z informatykiem, który zajmuje się sprzętem na miejscu. Licencje, programy do kopii zapasowych i sprzęt rozliczamy osobno, a większe wdrożenia i przenoszenie poczty lub plików do innej usługi mają oddzielny zakres i wycenę. Pełny audyt i dokumenty RODO od zera nie są w tej cenie, a pełnienie funkcji inspektora ustalamy osobno. Opinie prawne i reprezentacja również nie należą do pakietu.

Jak porównać z innymi

Nie porównuj samych kwot. APROMnet podaje zwykle od 60 do 110 zł netto miesięcznie za stanowisko, z abonamentem ustalanym indywidualnie. Tam cena dotyczy jednego stanowiska, a u nas całego zespołu w danym przedziale. To nie jest średnia rynku.

Sprawdź, czy płacisz za osobę, komputer czy kancelarię, co zużywa limit, jakie są godziny obsługi i kto zatwierdza dopłaty. U nas czas reakcji oznacza rozpoczęcie obsługi zgłoszenia, więc sprawdź, jak definiuje go dostawca. Zapytaj też o umowę powierzenia przetwarzania danych, bo usługi administracyjne i konserwacyjne bywają wykonywane w tym modelu. Szerszą rozmowę opisujemy w tekście o wyborze obsługi IT, a odpowiedzi możesz zapisać w karcie porównania ofert.

Zrób własną kartkę

Odtwórz ostatnie dwa miesiące z maili i kalendarza. Przy każdej sprawie zapisz, kto się nią zajął, ile czasu mniej więcej poświęcił i czy została skończona. Dopisz zadania odłożone. Swój czas też zapisz w godzinach, ale nie zakładaj, że każdą odzyskaną godzinę sprzedasz klientowi. Potem poproś dostawcę, żeby oszacował czas tych prac, także rozpoczęcia obsługi i przeglądów, i porównaj to z limitami ofert.

Wspólnikowi możesz powiedzieć: „Abonament kosztuje 7080 zł netto rocznie plus dodatki. Sprawdźmy, które z tych zadań rzeczywiście oddamy i ile naszej pracy ubędzie”.

Przy podpisie masz zapisane swoje 40 minut. Przy wspólnym folderze czas koleżanki. Został jeszcze ostatni wiersz: „Kto zajmie się starymi dostępami?”.