„Przecież mamy już AI”. Co zatrzymuje zespół?

W tej całkowicie wymyślonej kancelarii po trzech miesiącach z dziesięciu licencji AI korzystają dwie osoby. Wspólnik patrzy na opłatę i proponuje następne szkolenie. Osoba, która miała z AI układać roboczą listę brakujących informacji z zapytania, mówi: „Nie wiem, czy ten opis sprawy wolno tam wkleić”.

Zanim ktokolwiek pokaże lepszy sposób pisania poleceń, trzeba wyjaśnić tę wątpliwość. Może się okazać, że szkolenie będzie przydatne, ale do innej części pracy. Nieużywanie narzędzia mówi, gdzie warto zacząć rozmowę. Samo w sobie nie wyjaśnia przyczyny.

Wybierz jedną pracę, którą narzędzie miało ułatwić

Wybierz zadanie i zapytaj, jak ostatnio zostało wykonane. W naszej scenie chodzi o roboczą listę informacji, których brakuje w zapytaniu przed umówieniem rozmowy. AI ma pomóc uporządkować wiadomość, a człowiek sprawdza wynik i decyduje o dalszym kontakcie.

Na początku nazwij cel rozmowy: ustalenie przeszkód, bez porównywania osób. Może ją prowadzić wspólnik albo osoba wspierająca zmianę. Zaproponuj małe grono lub rozmowę indywidualną. Wspólnik może zacząć tak:

„Kupiliśmy to narzędzie między innymi do zapytań od nowych osób. Chcę sprawdzić, czy w tej pracy pomaga i czy po naszej stronie nie brakuje jakiejś decyzji. Opowiedz, jak obsługiwane było ostatnie zapytanie. Jeśli coś się nie przydaje, to też zapiszemy jako odpowiedź”.

W kancelarii jednoosobowej możesz samodzielnie wypełnić kartę, zapisując ostatnie wystąpienie tego zadania albo jego brak.

Jeśli poszczególne role robią różne rzeczy, nie porównuj ich liczbą otwarć czatu. Ktoś, kto raz w miesiącu trafia na to zadanie, ma inną okazję do użycia narzędzia niż osoba robiąca je codziennie. To trzeba najpierw ustalić, zamiast zakładać brak chęci. Tę samą rozmowę przeprowadź także z osobami, które używają narzędzia. Sprawdź, czy robią z nim to zadanie, czy zupełnie inne. Inne zadanie możesz opisać na następnej karcie. Nie oznacza to, że reszta zespołu powinna zacząć robić to samo. Jedna czynność pozwala opisać konkretne przeszkody.

Raport użycia może podpowiedzieć, co sprawdzić. Nie zastępuje rozmowy o wyniku. Nawet Microsoft w dokumentacji AI Adoption Score opisuje osobno aktywność w Copilocie i pytania o odczuwaną jakość, szybkość czy przydatność pracy. Nie przenosimy jego punktacji ani progów częstotliwości na kancelarię. Wykazana aktywność nie mówi jeszcze, czy powstało coś przydatnego. W opisie własnego wdrożenia Microsoft łączył obserwację użycia z rozmowami o doświadczeniu użytkowników. To przykład dostawcy z dużej organizacji, nie badanie polskich kancelarii.

Najpierw wyjaśnij, czy da się bezpiecznie zacząć

Do rozmowy przygotuj całkowicie fikcyjną wiadomość, bez danych rzeczywistej sprawy. Jeśli nie ustalono, jakie dane i zastosowania są dopuszczone w konkretnym narzędziu i koncie, nie proś zespołu, żeby rozstrzygał to przez eksperyment na aktach. Zapisz, kto po stronie kancelarii wyjaśni zasady i z kim trzeba je sprawdzić.

W naszej scenie odpowiedź „nie wiem, czy wolno” jest ważnym ustaleniem. Brakuje informacji potrzebnej do wykonania zadania. Wyjaśnienie zasad należy do osób, które odpowiadają za dopuszczenie takiego zastosowania w kancelarii.

KIRP, opisując rekomendacje dotyczące AI, podkreśla nadzór człowieka i odpowiedzialne korzystanie z narzędzi przez radców prawnych. Próba na fikcyjnym materiale nie rozstrzyga, co wolno przesłać z prawdziwej sprawy. Ta decyzja nadal wymaga wyjaśnienia. Zasady konkretnych kont, danych i kategorii zadań porządkujemy szerzej w tekście o ChatGPT i tajemnicy zawodowej.

Karta rozmowy o jednym zadaniu

Poniżej nasza propozycja do skopiowania. Zapisuj ustalenia o zadaniu i przeszkodach. Nie dopisuj do karty treści akt, historii czatu ani porównań osób. Przy „nie wiem” ustal, kto zdobędzie odpowiedź. Możesz wypełnić kartę wspólnie podczas rozmowy, a jej wynik potraktować jako listę prac do wykonania.

1. Kiedy była okazja do użycia? Czy od udostępnienia narzędzia wystąpiło to zadanie i dało się na nie przeznaczyć czas? Jeśli nie, nie zapisuj braku aktywności jako wyniku próby. Zanotuj, przy jakiej okazji można wrócić do pytania.
2. Czy jest dostęp do właściwej funkcji? Sprawdź konto i funkcję potrzebną w tym zadaniu. Co rzeczywiście da się otworzyć i kto wyjaśni brak dostępu? Sama opłacona licencja nie odpowiada na te pytania.
3. Czy wiadomo, jakich danych można użyć? Zapisz źródło ustalenia oraz osobę odpowiedzialną za brakującą decyzję. Przy braku zasad rozmawiaj o fikcyjnym przykładzie, nie prowadź próby na aktach.
4. W którym kroku potrzeba pomocy? Czy osoba potrafi przygotować polecenie, opisać oczekiwany wynik i go sprawdzić? Zapisz konkretny krok, nie ocenę typu „nie radzi sobie z technologią”.
5. Do czego nadaje się otrzymany wynik? Co pomaga wykonać, a co trzeba dopisać, usunąć lub zweryfikować? Pokaż brak na neutralnym przykładzie, zamiast oceny „AI jest słabe”.
6. Ile pracy zostaje po odpowiedzi? Uwzględnij kontrolę i poprawki, a nie tylko oczekiwanie na wynik. Jeśli nie było próby, wpisz „nie sprawdzono”, zamiast zgadywać korzyść.
7. Co teraz zrobimy, kto i do kiedy? Wyjaśnimy zasady, poprawimy dostęp, przećwiczymy zadanie, sprawdzimy inną drogę albo odłożymy użycie? Wpisz osobę i termin następnego kroku oraz powrotu do decyzji. Jeśli trzeba czekać na rzadkie zadanie, ustal też, kiedy ocenicie sens dalszego czekania.

Karta nie służy potwierdzeniu, że zakup był dobry. Ma pomóc rozpoznać, czego brakuje i czy warto to uzupełnić. „Nie używamy w tym zadaniu” może być prawidłowym wynikiem, tak samo jak „próbujemy ponownie po wyjaśnieniu zasad”.

W naszej fikcyjnej kancelarii rozmowa mogłaby potwierdzić, że wybrane zadanie wystąpiło, listę informacji przygotowano ręcznie, a właściwe konto i funkcja działają. Zasad dla danych z zapytań nie ustalono. Umiejętności, przydatności wyniku i czasu kontroli w tym zadaniu jeszcze nie sprawdzono. W karcie zostaną więc trzy uczciwe „nie sprawdzono”, zamiast trzech ocen człowieka.

Przykładowe ustalenie po takiej rozmowie:

„Do piątku wyjaśnimy, jakich materiałów można używać w tym zadaniu. Za tę decyzję odpowiada wspólnik wraz z osobą odpowiedzialną za zasady danych. W tym tygodniu przejdziemy zadanie na całkowicie fikcyjnej wiadomości i uzupełnimy punkty 4 do 6 karty. Za ćwiczenie odpowiadają osoba przyjmująca zapytania i osoba prowadząca ćwiczenie. Prawdziwe zapytania obsługujemy jak dotąd. Do karty i dalszej decyzji wrócimy w środę następnego tygodnia”.

Dopasuj następny krok do przeszkody

Jeśli problemem jest dostęp, poproś osobę odpowiedzialną za IT o sprawdzenie konkretnego konta i funkcji. Nie kupuj od razu kolejnego pakietu. Co rzeczywiście jest opłacone, przydzielone i używane, sprawdzisz we wpisie o przeglądzie licencji i przydziale kont.

Jeśli brakuje umiejętności, przećwiczcie jedną czynność z karty. W naszej scenie będzie to przygotowanie polecenia, które ma zwrócić listę brakujących informacji, i odczytanie wyniku na fikcyjnym mailu. Osoba prowadząca ćwiczenie pokazuje swój sposób, a potem daje drugiej osobie samodzielnie powtórzyć zadanie. Czas na próbę trzeba zarezerwować w pracy, nie dopisać do wieczornych obowiązków.

Jeżeli odpowiedź brzmi sensownie, ale do pracy i tak trzeba ją przepisać od nowa, kolejne szkolenie z poleceń może nie rozwiązać problemu. Sprawdź, czy wybrane zadanie pasuje do narzędzia i czy wejściowe materiały są wystarczające. Czasem lepszy będzie formularz, wzór albo zwykła reguła. Sposób takiego wyboru pokazujemy w artykule o AI i automatyzacji.

Gdy są przesłanki, że narzędzie pomoże, ustal wąski zakres próby i sposób oceny. Nie trzeba przepisywać całego planu testów do tej karty. We wpisie o okresie próbnym asystenta pokazujemy, jak oceniać źródła, braki i uprawnienia. Samą diagnozą nie potwierdzisz jeszcze opłacalności całej inwestycji. Tutaj wystarczy ustalić, czy brak używania wynika z przeszkody do usunięcia, czy z tego, że narzędzie nie pomaga w tej pracy.

Nie trzeba używać AI, żeby uzasadnić fakturę

Wróćmy do hipotetycznej kancelarii. Jej następny krok nie musi polegać na kupieniu większej liczby szkoleń. Może ustalić zasady pracy z danymi, wybrać dopuszczony materiał i przygotować jedno ćwiczenie. Może też odłożyć użycie AI w tym zadaniu, jeśli nie ma osoby mogącej sprawdzać wynik, próba wykazała więcej pracy z kontrolą niż przy obecnej metodzie albo korzyść nie uzasadnia potrzebnego przygotowania.

Wycofanie zastosowania nie oznacza automatycznie końca opłat. Warunki licencji sprawdź przed zmianą. W kancelarii może też zostać tylko wąska grupa zastosowań, dla których narzędzie rzeczywiście pomaga. Reszta zespołu nie musi korzystać w taki sam sposób.

Wspólnik zaczął od liczby: dwie osoby z dziesięciu. Po rozmowie może mieć coś cenniejszego niż większa liczba logowań: odpowiedź, co da się zrobić z jednym zadaniem i kto ma usunąć przeszkodę. Może się okazać, że następne szkolenie jest potrzebne. Wtedy będzie już wiadomo, czego ma uczyć.