Kancelaria się zmieniła. Czy jej strona musi powstać od nowa?

Załóżmy, że na spotkaniu wspólników pada: „Nasza strona ma już osiem lat. Zróbmy nową”. Przez ten czas kancelaria zmieniła logo i rozwinęła obsługę firm. Na stronie wciąż przeważają dawne opisy usług dla osób prywatnych. Osoba odbierająca telefony dodaje, że w stopce jest również stary numer.

Oba powody zasługują na uwagę, ale nie muszą czekać na ten sam projekt. Numer warto poprawić od razu. O nowej stronie trzeba porozmawiać dłużej: kancelaria chce inaczej pokazać to, czym się dzisiaj zajmuje. Samo „odświeżenie” może oznaczać dla wykonawców bardzo różne prace.

Radzimy zamawiać zakres według tego, co ma się zmienić po pracach i jak to sprawdzicie. Wiek strony jest informacją o jej historii. O tym, czy pozwoli osiągnąć nowy cel, powie dopiero sprawdzenie jej możliwości.

Co konkretnie chcesz zmienić

Jeśli wiesz tylko, że strona „nie działa”, zacznij od sprawdzenia, gdzie urywa się droga do kontaktu. Tu zakładamy, że masz już przynajmniej jedną obserwację, na przykład nieaktualny numer, trudną do znalezienia usługę albo formularz, z którego wiadomości nie dochodzą.

Opisz wynik po pracach jednym zdaniem: „Na telefonie da się znaleźć aktualny numer i zadzwonić”, „Osoba szukająca obsługi spółki znajdzie właściwy zakres pomocy” albo „Wygląd strony odpowiada nowej identyfikacji kancelarii”. To ostatnie jest pełnoprawnym celem. Nie trzeba udowadniać awarii, żeby chcieć innej strony.

Do celu dopisz, co już chcesz zachować. Może formularz dostarcza wiadomości do właściwej osoby, klienci znają obecną domenę, a opis jednej specjalizacji jest czytelny i aktualny. Przy większym projekcie te rzeczy łatwo potraktować jako materiał do wymiany razem z resztą.

Nowy wygląd nie rozstrzygnie również, kto odpowiada na wiadomości. Jeśli po wysłaniu formularza nikt nie podejmuje zapytania, potrzebna jest decyzja w kancelarii, opisana w tekście o pierwszej odpowiedzi. Jeśli formularz pyta o więcej danych, niż potrzeba do kontaktu, nowy szablon sam tego nie zmieni. Art. 5 ust. 1 lit. c RODO wymaga ograniczania danych do tego, co niezbędne dla celu. Trzeba więc uzgodnić potrzebny zakres informacji i działanie formularza; dopiero potem sprawdzić, czy obecne narzędzie na to pozwala.

Trzy skale prac, które warto porównać

Poprawa w obecnym serwisie ma sens, jeśli pozwala osiągnąć uzgodniony wynik. Może chodzić o numer, treść specjalizacji, układ kontaktu na telefonie czy sposób przekazywania wiadomości. Poproś wykonawcę o potwierdzenie, że ma potrzebny dostęp i może bezpiecznie wdrożyć oraz sprawdzić zmianę. Sam fakt, że coś wygląda na drobiazg, nie przesądza nakładu pracy.

W naszej przykładowej kancelarii numer jest taką pilną zmianą. Kancelaria może najpierw zamówić tę zmianę, zamiast czekać, aż powstaną wszystkie nowe teksty i widoki. Potem sprawdzi numer na stronie oraz połączenie. To nie odpowie jeszcze na pytanie o całą witrynę.

Przebudowa wybranej części przydaje się, gdy cel wykracza poza jedną poprawkę, ale reszta strony nadal służy kancelarii. Można zachować panel, publikacje i resztę układu, a od nowa ułożyć specjalizacje oraz drogę do kontaktu. Nasz przykładowy zespół mógłby zapytać o część dla firm: jakie podstrony są potrzebne, które teksty trzeba napisać i jak połączyć je z obecną stroną główną. Teksty możesz przygotować w kancelarii albo uzgodnić ich opracowanie z wykonawcą na podstawie informacji kancelarii. Zakres pisania uzgodnij w ofercie; treści merytoryczne zatwierdza kancelaria.

Czasem częściowa przebudowa oznacza utrzymywanie dwóch różnych sposobów edycji albo ciągłe obchodzenie ograniczeń szablonu. Poproś o wskazanie tych ograniczeń i kosztów późniejszej obsługi. Zapytaj też, co z pierwszej pracy wykorzystasz w większym projekcie. Teksty mogą do niego przejść, a przeróbki starego szablonu pozostać przy starej stronie. Kancelaria powinna wiedzieć, co będzie się dało zmienić samodzielnie, a co wymaga zlecenia.

Nowy serwis jest uczciwym wyborem, gdy obecny nie pozwala osiągnąć uzgodnionego celu albo dalsze utrzymanie i kolejne zmiany wymagają więcej pracy i pieniędzy, niż kancelaria chce na nie przeznaczyć. Wykonawca powinien pokazać konkretną przeszkodę: brak potrzebnego sposobu edycji, układ niedający się dostosować do struktury usług czy elementy, których nie można dalej aktualizować w uzgodnionym zakresie. Zdanie „ten system jest stary” nie wystarcza do takiej oceny. Dopisanie funkcji, na przykład rezerwacji konsultacji, również nie przesądza o wymianie całego serwisu. Najpierw trzeba ustalić przebieg tej usługi i sprawdzić możliwości obecnej strony.

Powodem pełnej zmiany może być wizerunek. Ustal, po czym rozpoznasz rezultat: logo, kolory i oferta są spójne na podstronach, a wygląd odpowiada kancelarii, którą prowadzisz dziś. Czasem wystarczy nowy projekt graficzny wdrożony w obecnym serwisie. To również powinien pokazać wykonawca. Dopisz, co ma zostać rozpoznawalne i kto zatwierdzi projekt.

Przy każdej zmianie struktury sprawdź, co stanie się z istniejącymi adresami. Domena może zostać ta sama również przy budowie nowego serwisu. Do planu większych zmian przyda się tekst o przebudowie i przekierowaniach.

Karta decyzji na rozmowę z wykonawcą

W LegalByte wykonujemy nowe strony i poprawiamy istniejące. Dlatego proponujemy kartę, z którą można ocenić oba zakresy. Wypełnij ją dla jednego celu, nie dla całej listy życzeń.

1. Zmiana po pracach. Kto ma co zrobić lub zrozumieć? Przy celu wizerunkowym zapisz, co obecnie rozmija się z identyfikacją albo z tym, jak kancelaria chce dziś wyglądać.
2. Stan obecny. Co potwierdza problem? Przy celu wizerunkowym opisz dzisiejszy wygląd, bez szukania usterki. Czego jeszcze nie wiesz i kto to sprawdzi?
3. Najmniejszy sensowny zakres. Co trzeba zmienić, żeby osiągnąć wynik? Możliwość wykonania potwierdza wykonawca. Jeśli najmniejszym zakresem jest nowy serwis, wpisz go tutaj, a w polu 5 zapisz, jakie mniejsze warianty odrzucono i dlaczego.
4. Rzeczy do zachowania. Które treści, adresy, funkcje i sposoby edycji mają zostać? Jakie ograniczenia akceptujesz?
5. Większy wariant. Co dodatkowo daje przebudowa części albo nowy serwis? Dlaczego wybierasz ten zakres teraz lub odkładasz decyzję?
6. Koszt i odpowiedzialność po pracach. O co trzeba będzie nadal dbać, kto to robi i za co kancelaria płaci cyklicznie?
7. Sprawdzenie i powrót do decyzji. Jak sprawdzicie wynik, kto go zatwierdzi i co zrobicie, jeśli zmiana nie wystarczy?

Pokaż wykonawcy kartę z niewiadomymi. Jeśli proponuje nowy serwis, poproś również o odpowiedź, czy mniejszy wariant jest możliwy i dlaczego go odradza. Jeżeli proponuje wyłącznie poprawki, zapytaj o ograniczenia dalszej rozbudowy. Nie musisz oceniać kodu, żeby poprosić o uzasadnienie i sprawdzalny przykład.

W hipotetycznej kancelarii z początku karta mogłaby wyglądać tak:

Cel: osoba z firmy ma rozpoznać, z jakimi sprawami może się do nas zgłosić, i znaleźć kontakt. Problem: na stronie głównej widzimy dawne usługi dla osób prywatnych, a oferty dla firm są rozproszone. Najmniejszy wariant do sprawdzenia: ułożenie części dla firm i jej powiązanie z kontaktem. Zachowujemy domenę i aktualne publikacje. Nie wiemy, czy obecny panel pozwoli wygodnie utrzymywać nowy układ: o to pytamy wykonawcę. Nowy serwis rozważymy, gdy poznamy ograniczenia oraz koszt wykonania i utrzymania obu wariantów. Opisy zatwierdzi osoba prowadząca obsługę firm. Kto aktualizuje nowe podstrony i za co płacimy cyklicznie, ustalimy z wyceną. Po zmianie osoba spoza kancelarii, odpowiadająca opisowi klienta, spróbuje znaleźć właściwą usługę i drogę kontaktu. Jeśli się zatrzyma, zapiszemy miejsce i sprawdzimy, co poprawić. Do większego zakresu wrócimy, gdy obecny nie pozwoli usunąć przeszkody.

To nie jest jeszcze brief całego projektu ani wybór technologii. Kiedy zapadnie decyzja o skali, przenieś ją do krótkiego opisu potrzeb. Przy porównywaniu ofert sprawdź, czy wykonawcy wyceniają ten sam wynik i te same rzeczy do zachowania.

Pierwszy etap ma odpowiedzieć na konkretne pytanie

Jeżeli niewiadomą jest możliwość rozbudowy panelu, pierwszym etapem może być jej sprawdzenie i opis wariantów. Jeżeli układ pozwala działać, ale nie wiadomo, czy klienci zrozumieją ofertę, można najpierw przygotować jedną podstronę i pokazać ją komuś spoza kancelarii, kto pasuje do opisu klienta. Zakres, koszt i wynik takiego etapu uzgodnij przed pracą. Nie każda sytuacja wymaga pełnego audytu, ale nie każdą da się rozstrzygnąć krótkim spojrzeniem na ekran.

Przy problemach z dostępnością W3C opisuje naprawy etapami, z uwzględnieniem najważniejszych zadań i znanych barier. To może być powód, by usunąć konkretną przeszkodę wcześniej, nie czekając na cały projekt. Prosty test na jednej stronie nie potwierdza jednak dostępności całego serwisu, na co zwracają uwagę materiały Easy Checks.

Po pracach wróć do warunku z karty. Jeśli wynik został osiągnięty, możesz poprzestać na tym zakresie. Jeśli nie, zapisz, czego brakuje, i dopiero wtedy porównaj dalsze warianty. Poprawiony numer w naszej wymyślonej kancelarii nie musi zatrzymać rozmowy o nowej stronie. Pozwala prowadzić ją spokojniej: bez odkładania pilnego kontaktu i bez udawania, że wszystkie potrzeby są jedną usterką.