Dostępy „jak Tomkowi”. Co naprawdę dostanie nowa osoba w kancelarii?

„W poniedziałek zaczyna Ola, nowa aplikantka. Zrobisz jej dostępy takie jak Tomkowi? Dzięki i miłego weekendu”. Wiadomość od wspólnika przychodzi w piątek o 15:40. Przekazujesz ją informatykowi i wracasz do pisma.

Olę i Tomka wymyśliliśmy, ale przyjrzyjmy się temu zdaniu. Tomek pracuje u Was od sześciu lat. Ma folder po zastępstwie sprzed trzech lat, wspólną skrzynkę z czasów, gdy sekretariat był jedną osobą, i dostęp do sprawy, przy której pomagał przez dwa tygodnie. Każdy z tych dostępów miał kiedyś powód. Potem został. „Jak Tomkowi” znaczy więc: skopiuj Oli sześć lat cudzej historii.

Zakres dostępu nowej osoby jest decyzją kancelarii. Jeśli jej nie podejmiesz, podejmie ją informatyk w piątek po południu, na podstawie tego, co ma pod ręką. Trudno mieć do niego pretensje, skoro dostał tylko imię Tomka.

Informatyk widzi konta, nie sprawy

Informatyk nie wie, że jedną ze spraw wspólnik chce prowadzić w wąskim gronie. Ty wiesz. Nie musisz za to znać nazw ról ani ekranów w panelu administratora. Ty mówisz kto i do czego, informatyk mówi jak i uprzedza, gdy czegoś nie da się zrobić po Twojej myśli.

Radzimy trzymać się jednej reguły: w poniedziałek Ola ma mieć raczej za mało niż za dużo. Brak dostępu wyjdzie o 9:15, bo Ola przyjdzie i zapyta. Nadmiar sam się nie zgłosi, bo nikt nie dzwoni do informatyka z pretensją, że widzi za dużo. Dobre praktyki NRA, pisane dla kancelarii adwokackich, zalecają także małym kancelariom zasadę minimalnych uprawnień i przegląd uprawnień użytkowników co najmniej raz na sześć miesięcy.

Jak wybrać pierwszy zakres? Zacznij od zadań Oli na pierwsze dni. Do każdego dopisz materiały, z których ma korzystać, i zaznacz, czy wystarczy podgląd, czy potrzebna jest edycja. Jeśli ma przygotować projekt pisma w jednej sprawie, wskaż folder tej sprawy.

Jest jeszcze pułapka: „dodaj ją do zespołu”. W Microsoft 365 uprawnienia do zespołu dają dostęp do całej zawartości jego witryny SharePoint, czyli miejsca na wspólne pliki zespołu. Jeśli leżą tam wszystkie sprawy, Ola dostanie dostęp również do nich. Zapytaj informatyka, czy może udostępnić potrzebny folder linkiem dla wskazanej osoby, bez dodawania Oli do całego zespołu. Jeśli nie zdążycie, niech zacznie od zadań, które tych akt nie wymagają. Odpowiedź „nie bardzo” nie jest powodem, żeby otworzyć wszystko.

Jeśli naprawdę jest piątek, 15:40

Wyślij krótkie zgłoszenie: imię i nazwisko Oli, termin rozpoczęcia, adres poczty, pierwszy folder z podglądem albo edycją oraz informację o komputerze do pracy i telefonie do logowania. Wskaż osobę, która zatwierdza rozszerzenia, i umów przegląd pierwszego zakresu na konkretny dzień przyszłego tygodnia. Poproś informatyka, żeby jeszcze dziś potwierdził, co przygotuje na poniedziałek i czego brakuje. Dostęp do spraw uruchomcie po załatwieniu poufności i upoważnienia, o których niżej.

Jednego nie rób: nie pożyczaj Oli konta Tomka „na dwa dni”. Ola dostanie wtedy dokładnie te sześć lat historii, których miała nie dostać, a wszystko, co zrobi, będzie wyglądało jak praca Tomka.

Formularz do skopiowania

Swoją część zgłoszenia wypełnij, gdy tylko wiesz, że ktoś dołącza, i wyślij informatykowi. Nie musisz znać nazw licencji ani ustawień logowania. Kancelaria wskazuje potrzebny zakres, a informatyk uzupełnia sposób wykonania i potwierdza termin. Przy innej poczcie niż Microsoft 365 ekrany wyglądają inaczej, ale pytania zostają.

Zgłoszenie nowej osoby do IT

Wypełnia kancelaria
Osoba i termin współpracy: [imię i nazwisko, rola, początek z datą i godziną, koniec albo „bez daty końcowej”].
Poczta i stopka: [adres, stanowisko].
Sprawy i foldery: [lista, przy każdym podgląd albo edycja].
Bez dostępu do: [foldery i skrzynki, których nowa osoba nie ma otwierać].
Wspólne skrzynki, kalendarze i programy: [lista i potrzebne czynności, np. czytanie poczty, odpowiadanie w imieniu kancelarii, albo „brak”].
Zmiany dostępów i zakupy zatwierdza: [osoba].
Sprzęt: [komputer, od kiedy dostępny, kto go odbiera i podłącza; telefon do logowania: służbowy, prywatny albo do ustalenia].
Poufność i upoważnienie: [kto potwierdzi ich załatwienie przed uruchomieniem dostępu do spraw].
Pierwsze logowanie: [dzień, godzina, kto z kancelarii jest obok].
Przegląd pierwszego zakresu: [data, osoba odpowiedzialna].

Uzupełnia informatyk przed poniedziałkiem
Licencje: [potrzebne, dostępne, zakup i koszt do zatwierdzenia].
Logowanie: [sposób, potrzebna aplikacja lub urządzenie, kto pomaga przy rejestracji].
Konta w programach: [które przygotuje IT, które kancelaria albo dostawca].
Potwierdzenie terminu: [co będzie gotowe na wskazany dzień i godzinę, przeszkody albo „brak”, kto wykonuje następny krok].

Konto do codziennej pracy, bez uprawnień administratora.

Nie dołączaj haseł, opisów spraw ani dokumentów kadrowych. Foldery nazwij tak, żeby informatyk mógł je jednoznacznie znaleźć. Po wykonaniu dopiszcie do zgłoszenia faktycznie nadane dostępy, a później zapisujcie ich zmiany. Przy następnej aplikantce masz gotowy wzór, choć listę spraw i tak trzeba będzie zatwierdzić od nowa.

Zanim Ola otworzy pierwszy dokument

Dwóch spraw informatyk za Ciebie nie załatwi. Pierwsza to poufność. O tym, kogo i kiedy zobowiązać do zachowania tajemnicy, mówią § 19 ust. 4 Kodeksu Etyki Adwokackiej i § 5 Regulaminu wykonywania zawodu radcy prawnego. Dopilnujcie wymaganego zobowiązania, zanim Ola zacznie pracę przy sprawach.

Druga to upoważnienie do przetwarzania danych w ustalonym zakresie, razem z potwierdzeniem, że go udzielono. Poradnik UODO odnosi je także do umów cywilnoprawnych i samozatrudnienia, gdy ktoś pracuje w systemach administratora i na jego polecenie. Jeśli tak jest u Oli, sama umowa B2B tego nie zmienia.

Przy umowie o pracę sprawdźcie jeszcze monitoring poczty. Jeśli go stosujecie, przed dopuszczeniem Oli do pracy przekażcie jej na papierze lub elektronicznie informację o jego celach, zakresie i sposobie (art. 22² § 8 w związku z art. 22³ § 3 Kodeksu pracy). W zgłoszeniu wskażcie, kto potwierdzi informatykowi, że poufność i upoważnienie są załatwione i można uruchomić dostęp do akt.

Telefon i laptop

W poniedziałek o 8:30 Ola siada do komputera. Microsoft 365 domyślnie sam tworzy hasło startowe i wymaga jego zmiany przy pierwszym logowaniu. Przekażcie je osobno, poza formularzem. Przy domyślnych zabezpieczeniach Microsoftu ekran poprosi o rejestrację drugiego składnika logowania, czyli sposobu potwierdzania wejścia inną drogą niż hasło. Tej rejestracji nie można już odłożyć na czternaście dni. Na pierwsze logowanie przygotujcie więc telefon z uzgodnioną aplikacją, na przykład Microsoft Authenticator, i umówcie pomoc informatyka. Jeśli macie inne ustawienia, niech informatyk wcześniej potwierdzi, czego Ola będzie potrzebować. Pytanie „na jakim telefonie?” i tak padnie. Lepiej w piątek niż przy jej biurku.

Dobre praktyki NRA odradzają personelowi prywatny sprzęt do celów zawodowych, zarówno komputery, jak i smartfony. Służbowy telefon tylko do logowania może się wydać przesadą. Jeśli zostajecie przy prywatnym, niech to będzie Wasza decyzja, o której Ola usłyszy przed poniedziałkiem. Laptop też trzeba przygotować: dużo da się skonfigurować zdalnie, ale ktoś musi go kupić, odebrać i podłączyć, a kurier nie czyta wiadomości z piątku o 15:40.

Poniedziałek: dwa testy

Po pierwszym logowaniu Ola sprawdza ze swojego konta to, co ma robić: otwiera folder sprawy, odpowiada ze wspólnej skrzynki albo dodaje wpis w kalendarzu. Potem próbuje wejść do folderu, do którego nie ma mieć dostępu. Ta druga próba mówi więcej, bo tylko ona pokazuje, czy działa wyłączenie. Jeśli coś nie działa zgodnie z ustaleniami, informatyk poprawia, a Wy sprawdzacie jeszcze raz. Wynik zapiszcie przy zgłoszeniu.

Zachowane zgłoszenie będzie punktem wyjścia przy przeglądzie uprawnień, a przy rozstaniu pomoże odebrać dostępy zgodnie z listą na zakończenie współpracy. A gdy Ola zaproponuje program znany z poprzedniej pracy, zanim trafią do niego dane klientów, zajrzyj do tekstu o nowych narzędziach w kancelarii.

Zostaje Tomek. Nowe zgłoszenie jest dobrym powodem, żeby sprawdzić także jego dostępy. Może się okazać, że przy najbliższym przeglądzie to Tomek dostanie dostępy jak Ola. Przynajmniej w tej części, do której od trzech lat nie zajrzał.