Czterdzieści slajdów o AI. Co robimy w poniedziałek?

W wymyślonej kancelarii doradca kończy analizę AI i zostawia prezentację na czterdzieści slajdów. Są narzędzia, zagrożenia i lista możliwych zastosowań. W poniedziałek wspólnik otwiera plik, żeby ustalić z zespołem dalszą pracę. Przy punkcie „chronologia z korespondencji” pada pytanie: „Kto ma to teraz zrobić i co właściwie zatwierdzamy?”.

Sama objętość prezentacji niczego nie przesądza. Może zawierać wszystkie potrzebne ustalenia. Problem pojawia się wtedy, gdy po jej przeczytaniu nadal nie wiadomo, na jakiej podstawie wybrać dalszą drogę. Nasza propozycja: sprawdź, czy potrafisz podjąć umówioną decyzję albo wskazać, co ją blokuje i kto pomoże to wyjaśnić. Poniższą kartą możesz przejrzeć gotową analizę.

Zacznij od decyzji do podjęcia

„Sprawdzić możliwości AI” mieści niemal wszystko. „Wybrać sposób przygotowywania roboczej chronologii z korespondencji” pozwala uzgodnić konkretną pracę. Doradca powinien wiedzieć, kto będzie korzystać z rekomendacji i jaki budżet oraz czas kancelaria może przeznaczyć na dalszy krok.

Odszukaj uzgodnienia: co miało zostać sprawdzone, jakie materiały miały powstać i czego analiza nie rozstrzygała. Dla pojedynczego zadania może wystarczyć przegląd procesu albo warsztat. Nie trzeba zamawiać oceny całej kancelarii, żeby porównać wspólny szablon z pomocą AI. Z kolei rozmowa o jednym zadaniu nie potwierdza gotowości wszystkich procesów, kont i dokumentów.

W fikcyjnej kancelarii może się okazać, że do wyboru brakuje danych o kosztach. Uczciwa analiza powie wtedy, czego nie wiadomo i kto zbierze brakujące informacje. Może też wystarczyć do zaplanowania próby, z której dopiero wyniknie dalsza decyzja. Nie trzeba dopisywać, że narzędzie już oszczędza czas, skoro jeszcze go nie sprawdzono.

Zobacz, skąd wziął się wniosek

Poproś o rozdzielenie tego, co ustalono, od tego, co doradca przewiduje. „Osoba prowadząca sprawy opisała ręczne tworzenie chronologii” jest zapisem rozmowy. „AI skróci tę pracę” pozostaje hipotezą. Pomiar obecnej pracy, przegląd dokumentów i pokaz narzędzia dostarczają różnych informacji. Przy wniosku powinno dać się znaleźć jego podstawę oraz ograniczenia.

Dotyczy to także wyboru rozwiązania. Microsoft w poradniku wyboru modelu AI zaleca porównywanie kandydatów według kryteriów konkretnego zastosowania, na tym samym reprezentatywnym zestawie danych lub zadań. Efektowne demo innej pracy nie zastąpi sprawdzenia Twojego zadania. Jeśli próby nie było w zakresie doradztwa, jej brak powinien być widoczny przy rekomendacji.

Potrzebujesz też alternatywy, która rozwiązuje ten sam problem. Może nią być wspólny szablon, ustawienie w obecnym programie albo pozostawienie sposobu pracy bez zmian. NIST w części MAP swojego AI RMF Playbook uwzględnia cel, kontekst i ograniczenia, a także rozwiązania bez AI. Porównanie kilku narzędzi nie odpowie na pytanie, czy w ogóle potrzebujesz któregoś z nich.

Karta odbioru doradztwa AI do skopiowania

To nasza propozycja na rozmowę o wynikach analizy. Możesz wysłać ją doradcy przed zleceniem i ustalić potrzebną szczegółowość. Odpowiedzi mogą odsyłać do slajdu lub załącznika. Nie musisz zamawiać osobnego dokumentu dla każdego pola.

1. Cel i zakres. Jaką decyzję mamy podjąć? Jakie zadanie, narzędzia i materiały objęto analizą? Co świadomie wyłączono? Zapisz także, kto podejmuje decyzję.
2. Fakty, hipotezy i braki. Co potwierdzono i na jakiej podstawie? Co wymaga próby albo odpowiedzi innej osoby? Przy braku dopisz, jak ogranicza rekomendację i kto go wyjaśni.
3. Warianty i uzasadnienie. Jakie drogi porównano, w tym bez AI lub bez zmiany? Dlaczego doradca zaleca wskazaną opcję? Co musiałoby się zmienić, żeby inna była rozsądniejsza?
4. Koszty i założenia. Oddziel przygotowanie od późniejszych opłat i pracy ludzi. Przy kwotach wskaż źródło, datę i założenia, np. liczbę kont lub zakres konfiguracji. Oznacz szacunki i pozycje do wyceny. Przewidywana oszczędność nie jest wynikiem pomiaru.
5. Zalecana decyzja i pierwszy krok. Co doradca zaleca? Co ma pierwszeństwo, a co może poczekać? Wpisz konkretną czynność, osobę odpowiedzialną, termin oraz potrzebną zgodę lub budżet. „Wdrożyć AI” jest za szerokim zadaniem.
6. Warunki ewentualnej próby. Co sprawdzimy, na jakich dopuszczonych materiałach i kto po stronie kancelarii oceni wynik merytorycznie? Ustal kryteria jakości, przydatności i czasu kontroli oraz to, kiedy próbę zatrzymać lub uznać za niewystarczającą do decyzji.
7. Materiały i zależności. Jakie pliki oraz ustalenia przekazano, w jakiej wersji i gdzie są dostępne? Czego trzeba jeszcze od kancelarii, IT lub dostawcy? Zaznacz, czy plan wystarcza do wyceny dalszej pracy i jakiej dokumentacji nadal brakuje.

„Nie sprawdzono” jest przydatną odpowiedzią, jeśli wiesz, co z nią zrobić. Brak potwierdzenia kosztu może zatrzymać zakup, a brak pomiaru czasu ograniczyć wniosek o oszczędności. Nie każdy brak musi blokować wszystkie działania.

Tak może wyglądać krótki zapis po spotkaniu

Wróćmy do wymyślonej chronologii. Poniższy przykład pokazuje sposób zapisania rekomendacji, nie wyniki prawdziwego badania.

Decyzja: jak przygotowywać robocze chronologie z maili: ze wspólnym szablonem, z pomocą AI po próbie czy bez zmian. Poza zakresem są ocena prawna korespondencji i integracja ze skrzynką.

Ustalenia: z rozmowy wynika, że chronologia powstaje ręcznie. Nie mierzono czasu i nie wykonano próby AI. Porównanie szablonu bez AI z wariantem wspomaganym przez AI jest jakościowe, oparte na założeniach. Nie oszacowano pracy nad szablonem ani całkowitego kosztu próby. Nie potwierdzono warunków użycia rzeczywistej korespondencji.

Rekomendacja i krok: na razie pozostać przy obecnej metodzie, bo brakuje kosztów do porównania. Do piątku wspólnik odpowiedzialny za proces zbierze wycenę według przekazanego zakresu próby oraz oszacowanie pracy nad szablonem. Potem kancelaria wybierze wariant albo odłoży zmianę. Brak pomiaru obecnego czasu nie pozwala jeszcze wnioskować o oszczędnościach, ale nie blokuje zebrania kosztów.

Warunki i materiały: ewentualna próba zacznie się od całkowicie fikcyjnej korespondencji. Przed startem osoba oceniająca po stronie kancelarii ustali kryteria kompletności i wskazań maili źródłowych, przydatności chronologii oraz czasu kontroli. Zapisze też warunek zatrzymania próby. Decyzję o rzeczywistych danych podejmie kancelaria osobno. Jej brak nie blokuje próby na fikcyjnym materiale. Przekazano porównanie wariantów i opis zakresu próby, bez konfiguracji i specyfikacji technicznej.

Kancelaria może przygotować szablon samodzielnie: potrzebuje osoby, która go ułoży i sprawdzi w pracy. Próba AI wymaga dodatkowo ustalenia narzędzia, dopuszczonych materiałów i sposobu oceny. Pozostanie przy obecnej metodzie nie wymaga nowego zakupu. Wtedy wystarczy zapisać powód i warunek powrotu do tematu.

Taki zapis nie rozstrzyga jeszcze, czy AI się przyda. Pozwala zdecydować, ile pracy chcesz przeznaczyć na zdobycie brakującej odpowiedzi. Fikcyjny materiał powinien odwzorować trudności typowej korespondencji, żeby próba dotyczyła właściwego zadania. Przy chronologii znaczenie ma choćby to, czy maile należą do tej samej sprawy. Ten problem opisujemy w tekście o kontekście dokumentów.

Dokładniejszy sposób oceny pokazujemy we wpisie o testowaniu asystenta AI. Do ustalenia kryteriów późniejszego pilotażu można też wykorzystać proponowany standard odbioru systemu.

Gdy prezentacja już leży na biurku

Poproś doradcę o wskazanie podstaw rekomendacji i uzupełnienie brakujących umówionych materiałów. Nowy pomiar, test albo szerszy przegląd może wymagać osobnego zlecenia. Część braków uzupełnisz samodzielnie lub z dostawcą narzędzia, np. zbierzesz wycenę czy oszacujesz czas pracy nad szablonem.

Karta pomaga nazwać brak, nie zmienia po fakcie warunków współpracy. Jeśli nie uzgodniono szczegółowości materiałów, trzeba ją teraz wyjaśnić. Przy następnym zleceniu możesz zacząć od tej samej karty.

Ustal też, czy materiały da się przekazać innej osobie do kontynuacji pracy. Plan doradczy może pomóc wybrać wykonawcę, lecz nie staje się przez to pełną specyfikacją techniczną. Powinno być jasne, które wymagania są już opisane, a co następca musi jeszcze ustalić i wycenić.

W poniedziałek prezentacja może zostać otwarta na jednym slajdzie. Ważne, żeby wspólnik potrafił wskazać zadanie i osobę, która je wykona, albo świadomie zdecydować, że kancelaria zostaje przy obecnym sposobie pracy. Analiza, po której świadomie nic nie zmieniasz, też może spełnić zadanie.