LegalByte | Wzór krótkich zasad korzystania z AI w kancelarii
Wersja: 2026-10-30

Wzór pomaga spisać ustalenia w jednym miejscu. Dopasuj go do swojej kancelarii.
Nie jest opinią prawną. Ocenę dopuszczalności zatwierdza prawnik kancelarii.
Poradnik: https://legalbyte.dev/blog/chatgpt-a-tajemnica-zawodowa/

1. KTO DECYDUJE
Osoba zatwierdzająca narzędzia i zastosowania:
Osoba przyjmująca pytania i zgłoszenia:
Zastępstwo:
Termin przeglądu tych zasad:

2. ZASADA DOMYŚLNA
Dokumenty i fakty spraw nie trafiają do żadnego narzędzia AI, dopóki decyzja
z punktu 3 nie obejmuje tego narzędzia, zadania i rodzaju materiału.
Dotyczy to także AI wbudowanej w tłumacze, czytniki PDF, edytory i notatniki.
Na kontach indywidualnych nie przetwarzamy dokumentów ani faktów spraw.
W razie wątpliwości traktuj materiał jak dokument klienta i zapytaj.

3. REJESTR DECYZJI
Wypełnij poniższy blok dla każdego zastosowania.
Narzędzie, plan i konto:
Zadanie:
Dozwolone materiały:
Materiały wyłączone:
Włączone i wyłączone funkcje (historia, pamięć, pliki, łączniki, udostępnianie):
Kto sprawdza wynik:
Warunki do spełnienia przed startem:
Dokumentacja RODO do sprawdzenia (analiza ryzyka, rejestr czynności, informacje
dla osób, DPIA):
Wynik: dopuszczone / warunkowo / wstrzymane
Data decyzji, osoba zatwierdzająca, termin przeglądu:

4. CO ZAWSZE ZATRZYMUJE UŻYCIE DOKUMENTÓW
[ ] Nie wiadomo, z jakiego konta i planu korzysta dana osoba, konto jest współdzielone
    albo nie ma włączonego uwierzytelniania wieloskładnikowego.
[ ] Nie ustalono dokumentów umownych, zobowiązań dostawcy do poufności i szyfrowania
    danych w przesyle oraz przy przechowywaniu.
[ ] Treści mogą służyć do trenowania modeli.
[ ] Nie ustalono czasu przechowywania i dostępu do treści albo osoba zatwierdzająca
    nie zaakceptowała tych warunków dla danego materiału.
[ ] Przy danych osobowych nie ustalono podstawy przetwarzania, roli dostawcy,
    wymaganej umowy powierzenia lub zasad transferu.
[ ] Nie sprawdzono umowy z klientem lub NDA albo planowane użycie AI nie spełnia
    ich warunków.
[ ] Nikt nie odpowiada za sprawdzenie wyniku.

5. JAK PRZYGOTOWUJEMY POLECENIA
Pytamy ogólnie, gdy fakty sprawy nie są potrzebne do odpowiedzi.
Sprawdzamy także nazwy plików, komentarze, metadane i załączniki.
Usunięcie nazwisk nie czyni dokumentu anonimowym.
Hasła, tokeny i klucze nigdy nie trafiają do czatu.

6. JAK SPRAWDZAMY WYNIK
Otwieramy każde wskazane orzeczenie i przepis w źródle.
Porównujemy sygnaturę, datę, sąd i tezę, nie tylko samą sygnaturę.
Sprawdzamy fakty z dokumentami sprawy i odrzucamy dopisane okoliczności.
Za formę i treść czynności odpowiada prawnik.

7. GDY DOJDZIE DO INCYDENTU ZWIĄZANEGO Z AI
Zgłaszamy materiał w niedozwolonym narzędziu, ujawnienie w zatwierdzonym narzędziu
oraz błędny wynik wykorzystany w sprawie. Osoba z punktu 1 dobiera kroki do zdarzenia.
1) Przerwij pracę w tej rozmowie. Nie dodawaj kolejnych treści.
2) Niezwłocznie wyłącz udostępniony link i powiadom osobę z punktu 1.
3) Zapisz minimum faktów bez kopiowania treści dokumentu: kto, kiedy, jakie konto
   i plan, jakie ustawienia, jaki rodzaj danych, kto mógł je zobaczyć.
   Nie opóźniaj przez to kolejnego kroku.
4) Usuń rozmowę, osobno zapisane pliki i wpisy pamięci. W razie potrzeby zapytaj
   dostawcę o pozostałe kopie. Usunięcie ogranicza skutki, ale nie cofa ujawnienia.
5) Oceń, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych. Każde naruszenie
   udokumentuj. Jeśli wymagane jest zgłoszenie do UODO: bez zbędnej zwłoki,
   w miarę możliwości najpóźniej w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.
6) Prawnik ocenia skutki dla tajemnicy zawodowej i obowiązki wobec klienta,
   także wynikające z umowy.
7) Zapisz decyzje i warunki wznowienia pracy. Popraw przyczynę: ustawienia,
   zasady, zatwierdzone konto lub szkolenie.

8. SZKOLENIE I PRZEGLĄD
Zasady otrzymują wszystkie osoby korzystające z narzędzi, także aplikanci i administracja.
Przed pierwszym użyciem szkolimy użytkowników z ograniczeń narzędzia, ochrony informacji
i sprawdzania wyników. Termin szkolenia przypominającego:
Wracamy do decyzji po zmianie planu, warunków, funkcji, dostawcy lub zastosowania.